Hai mai pensato di organizzare un grande festival musicale, una conferenza aziendale o una corsa benefica? Questi eventi attirano un gran numero di persone, con conseguenti numerose preoccupazioni in termini di sicurezza. Alcune persone devono essere tenute fuori, mentre altre devono essere fatte entrare. Se hai zone riservate a VIP, backstage o ad accesso generico, è necessario controllare i movimenti degli ospiti. Senza la soluzione adeguata, potrebbe scaturirne un vero e proprio caos. Fortunatamente esiste una soluzione semplice: i braccialetti per eventi. Questi svolgono molte più funzioni rispetto a un semplice souvenir o articolo promozionale. Aiutano a regolare il flusso di persone durante un evento. Se utilizzati correttamente, contribuiscono a rendere l’evento più sofisticato e ne facilitano lo svolgimento.
Il controllo degli accessi si è evoluto notevolmente nel corso dei decenni. Invece dei biglietti cartacei e delle liste di controllo, in cui il personale dell’evento verificava i biglietti per consentire l’ingresso, i metodi di controllo degli accessi sono diventati sempre più avanzati. Successivamente sono stati introdotti braccialetti in plastica e tessuto. Questi braccialetti erano più sofisticati dei semplici biglietti cartacei e permettevano al personale di distinguere rapidamente tra VIP e titolari di biglietti standard. Il controllo degli accessi ha subito un’ulteriore evoluzione con l’introduzione di braccialetti dotati di chip RFID. Tali chip fungono da chiavi per i sistemi di controllo degli accessi. Gli scanner possono leggere questi braccialetti in modo rapido e ogni braccialetto possiede un identificativo univoco e non falsificabile. Vibbon produce braccialetti dal 2007 e ha assistito in prima persona all’evoluzione della tecnologia per il controllo degli accessi agli eventi. I braccialetti Vibbon soddisfano oggi tutti i requisiti richiesti dai moderni metodi di controllo degli accessi.
Quando si tratta di controllo degli accessi, non tutti i braccialetti sono uguali, probabilmente a causa del tipo di evento che state organizzando. Se l’evento è abbastanza semplice o di piccole dimensioni, un braccialetto colorato sarà probabilmente sufficiente. È possibile utilizzare braccialetti di diversi colori per indicare diversi livelli di accesso. Si tratta di una soluzione economica e semplice. Tuttavia, un braccialetto colorato non risulterà adeguato per un evento di grandi dimensioni. In questi casi, un braccialetto in Tyvek potrebbe rappresentare una soluzione migliore, poiché è più resistente e più difficile da manomettere. I braccialetti in Tyvek funzionano bene per eventi della durata di un solo giorno e spesso presentano codici a barre che possono essere scansionati per consentire l’accesso. Per festival e conferenze che si svolgono su più giorni e richiedono un elevato livello di controllo degli accessi, i braccialetti RFID costituiscono la scelta migliore. Possono essere letti da scanner a breve distanza, quindi gli utenti devono semplicemente avvicinare il braccialetto (tap and go) senza dover cercare un biglietto. Il processo di ingresso risulta notevolmente migliorato grazie all’uso dei braccialetti appropriati.
Esaminiamo l'uso della tecnologia RFID nel controllo degli accessi. I chip RFID utilizzano onde radio per trasmettere informazioni. Ogni braccialetto ne contiene uno programmato con un ID univoco, quindi collegato nel sistema informatico al tipo di biglietto e al livello di accesso. Accesso generale? VIP? Backstage? Tutto è contenuto nei dati. Sono presenti scanner nei punti di ingresso. Quando le persone avvicinano il braccialetto allo scanner, quest’ultimo ne legge l’ID e verifica il database in una frazione di secondo, visualizzando quindi un segnale verde o rosso. Se il segnale è verde, la persona può entrare; se è rosso, un membro del personale può gentilmente impedirne l’accesso. Il sistema è rapido, preciso e contribuisce a prevenire una notevole quantità di frodi sui biglietti. Il controllo degli accessi tramite RFID aiuta a prevenire le frodi sui biglietti: poiché il sistema sa quale ID è associato a quale persona, non è possibile scambiare il braccialetto con un amico. Per questo motivo rappresenta una vera svolta per gli eventi di grandi dimensioni.
La configurazione della mappatura delle zone di accesso è fondamentale prima dell'inizio del vostro evento. Dove si trovano le zone di ingresso? Avete una lounge riservata ai VIP? È prevista un'area dedicata agli artisti? Esiste una zona riservata ai media? Tutte queste sono zone distinte che richiedono un controllo degli accessi. Scegliete gli ID dei braccialetti per ciascuna di queste zone. Successivamente, dovrete configurare i vostri scanner per i diversi ingressi delle zone. Una persona con un braccialetto VIP può accedere sia all'area generale sia alla lounge VIP. Chi indossa un braccialetto per l'ingresso generico può accedere soltanto all'area principale. Un buon sistema software semplifica notevolmente il sistema di accessi gerarchici per i responsabili degli eventi. Tutto rimane organizzato e sicuro.
I dettagli unici relativi a ciascuna persona vengono elaborati mediante un metodo denominato codifica. Con i braccialetti RFID sono disponibili diverse opzioni di codifica: è possibile scegliere, in anticipo rispetto alla spedizione, un tipo di biglietto dal proprio sistema oppure procedere alla codifica e al check-in dei partecipanti non appena arrivano all’evento. Per eventi su larga scala, la codifica dei braccialetti prima dell’evento consentirà generalmente di risparmiare più tempo in fase iniziale. In alternativa, è possibile far scansionare un braccialetto da parte del personale utilizzando un dispositivo portatile, qualora sul braccialetto sia stampato un codice univoco o un codice a barre. È estremamente importante predisporre un buon piano di codifica. Il fornitore dei braccialetti vi aiuterà a determinare il modo migliore per integrare la codifica nel flusso dell’evento. Per quanto riguarda la codifica di soluzioni personalizzate, Vibbon vi assisterà al meglio nella gestione di questa fase.
La tecnologia è utile solo se i dipendenti sono adeguatamente formati per utilizzarla. La formazione del personale deve essere effettuata prima dell’apertura. Insegnare ai dipendenti come funzionano gli scanner e, cosa ancora più importante, quali siano i passaggi da seguire in caso di malfunzionamento. Dovranno chiamare un supervisore? È prevista una procedura manuale di override? Definire un processo chiaro. È necessario disporre di un numero sufficiente di scanner per evitare colli di bottiglia. Assicurarsi di eseguire un test preliminare su ogni scanner per verificare che i braccialetti vengano letti in modo rapido e affidabile. Se la scansione e l’ingresso sono semplici e veloci, le persone avranno una percezione più positiva dell’evento.
I dati rappresentano uno dei maggiori vantaggi dei braccialetti RFID. Questi braccialetti consentono di monitorare in tempo reale il numero di persone presenti in diverse aree. È possibile trattenere le persone all’ingresso qualora l’area riservata ai VIP stia diventando troppo affollata. Inoltre, è possibile inviare del personale a uno degli ingressi qualora si noti che il flusso di accesso sta rallentando. Rispetto al vecchio metodo basato su biglietti cartacei per il monitoraggio della folla, il controllo degli accessi tramite braccialetti RFID consente di monitorare e gestire l’evento in modo più efficace, nonché di prendere decisioni in tempo reale per migliorare l’esperienza dei partecipanti. Il controllo degli accessi diventa così qualcosa di più rispetto a una semplice modalità di gestione della capienza: diventa uno strumento per gestire l’evento in tempo reale.
La sicurezza è una delle preoccupazioni principali nella pianificazione di un evento. Ciò significa valutare quanto il sistema di controllo degli accessi sia resistente a tentativi di frode. I braccialetti RFID rappresentano una delle opzioni più sicure: sono estremamente difficili da replicare e ciascun braccialetto contiene un ID univoco. Se un braccialetto viene smarrito o rubato, è possibile disattivarlo facilmente dal proprio sistema. Qualora qualcuno trovasse un braccialetto e tentasse di utilizzarlo, lo scanner ne bloccherà l’uso. Sono inoltre disponibili braccialetti anti-manomissione, che segnalano chiaramente se qualcuno ha tentato di rimuoverli o di riallinearli. Tutte queste caratteristiche garantiscono tranquillità, assicurando che le zone dell’evento siano protette e che i partecipanti siano al sicuro.
Non gettare semplicemente i dati dopo la conclusione dell’evento. Analizza i dati e le informazioni che forniscono, ad esempio: quante persone hanno partecipato, l’orario della loro presenza, le aree più visitate e la durata del loro soggiorno. Questi dati sono fondamentali per pianificare il tuo prossimo evento: possono aiutarti a migliorare la disposizione degli spazi, a determinare il numero di personale necessario e a ottimizzare i prezzi dei biglietti. I braccialetti utilizzati per gestire l’accesso ti hanno inoltre fornito una grande quantità di dati e informazioni, rappresentando un vantaggio aggiuntivo rispetto all’ottimo lavoro svolto.
Quando si tratta di controllo degli accessi, il ruolo più importante svolto dai braccialetti consiste nel semplificare un compito estremamente complesso. Gestire una folla è un’operazione molto articolata: va dalla prevenzione delle frodi e dalla tutela della sicurezza delle persone, alla raccolta di dati importanti, fino al miglioramento del servizio clienti. I partecipanti all’evento potranno muoversi liberamente e rapidamente. Dai semplici braccialetti colorati per eventi di piccole dimensioni alle sofisticate tecnologie RFID per grandi festival, i sistemi di braccialetti rappresentano ottimi investimenti. Essi vi permettono di concentrarvi sulla realizzazione di un evento eccezionale, lasciando che i braccialetti si occupino di tutto il resto.
