¿Alguna vez ha pensado en organizar un gran festival musical, una conferencia corporativa o una carrera benéfica? Estos eventos atraen a una gran multitud, lo que conlleva numerosas preocupaciones en materia de seguridad. Algunas personas deben mantenerse fuera, mientras que otras deben ser admitidas. Si dispone de zonas para invitados VIP, zona tras bambalinas o entrada general, el movimiento de los asistentes debe controlarse. Sin la solución adecuada, podría reinar el caos total. Afortunadamente, existe una solución sencilla: las pulseras para eventos. Estas cumplen una función mucho más amplia que la de ser simplemente un recuerdo o un artículo promocional. Ayudan a controlar el flujo de personas en un evento. Cuando se utilizan correctamente, aportan mayor sofisticación a su evento y contribuyen a que este se desarrolle con mayor fluidez.
El control de acceso ha evolucionado significativamente a lo largo de las décadas. En lugar de entradas en papel y listas de verificación, donde el personal del evento verificaba las entradas y autorizaba el acceso, los métodos de control de acceso se han vuelto más avanzados. Posteriormente, se introdujeron pulseras de plástico y tela. Estas pulseras eran más sofisticadas que las entradas en papel y permitían al personal diferenciar rápidamente entre invitados VIP y titulares de entradas normales. El control de acceso ha evolucionado notablemente con la introducción de pulseras que incorporan chips RFID. Estos chips actúan como llaves para los sistemas de control de acceso. Los lectores pueden escanear estas pulseras de forma rápida, y cada pulsera cuenta con un identificador único e infalsificable. Vibbon fabrica pulseras desde 2007 y ha sido testigo directo de la evolución de la tecnología de control de acceso para eventos. Las pulseras de Vibbon cumplen hoy en día con todos los requisitos de los métodos actuales de control de acceso.
Cuando se trata de control de acceso, no todos los brazaletes son iguales, probablemente debido al tipo de evento que está organizando. Si el evento es bastante sencillo o pequeño, un brazalete de color probablemente cumplirá su función. Puede utilizar brazaletes de distintos colores para diferentes niveles de acceso. Se trata de una solución económica y sencilla. Sin embargo, un brazalete de color no será adecuado para un evento de mayor envergadura. En esos casos, un brazalete de Tyvek puede ser una mejor opción, ya que es más resistente y más difícil de manipular. Los brazaletes de Tyvek funcionan bien en eventos de un solo día y suelen incorporar códigos de barras que pueden escanearse para autorizar el acceso. Para festivales y conferencias que duran varios días y requieren un control de acceso exhaustivo, los brazaletes RFID son la mejor opción. Estos pueden leerse mediante escáneres a corta distancia, por lo que los asistentes simplemente acercan el brazalete y acceden sin necesidad de buscar sus entradas. El proceso de entrada mejora notablemente con los brazaletes adecuados.
Examinemos el uso de la tecnología RFID en el control de acceso. Los chips RFID utilizan ondas de radio para transmitir información. Cada pulsera contiene uno programado con un ID único, que luego se vincula en el sistema informático al tipo de entrada y al nivel de acceso. ¿Entrada general? ¿VIP? ¿Zona tras bambalinas? Todo ello está almacenado en los datos. Hay lectores en los puntos de entrada. Cuando las personas acercan sus pulseras a los lectores, estos leen el ID y consultan la base de datos en una fracción de segundo, mostrando entonces una luz verde o roja. Si es verde, pueden entrar; si es roja, el personal puede detener amablemente a la persona. Es rápido, preciso y ayuda a prevenir una gran cantidad de fraudes relacionados con las entradas. El control de acceso mediante RFID contribuye a la prevención del fraude de entradas, ya que el sistema conoce qué ID está vinculado a qué persona, por lo que no es posible intercambiar la pulsera con un amigo. Por eso constituye un cambio radical en eventos de gran envergadura.
Configurar la asignación de las zonas de acceso es fundamental antes del inicio de su evento. ¿Dónde están las zonas de entrada? ¿Tiene un salón para personas VIP? ¿Hay un área destinada a los artistas? ¿Existe una zona para los medios de comunicación? Todas estas son zonas independientes que requieren control de acceso. Usted elige los identificadores de las pulseras para cada una de dichas zonas. A continuación, debe configurar sus escáneres para las distintas entradas de zona. Una persona con una pulsera VIP puede acceder tanto al área general como al salón VIP. Alguien con una pulsera de admisión general solo puede acceder al área principal. Un buen sistema de software simplifica enormemente el sistema de acceso escalonado para los gestores de eventos. Todo permanece organizado y seguro.
Los detalles únicos de cada persona se procesan mediante un método denominado codificación. Con las pulseras RFID existen distintas opciones de codificación, que consisten bien en seleccionar un tipo de entrada desde su sistema antes del envío, bien en codificar e inscribir a los participantes una vez que lleguen al evento. En eventos de gran escala, codificar las pulseras con antelación suele ahorrarle más tiempo inicialmente. Alternativamente, puede contar con personal que escanee una pulsera mediante un dispositivo portátil, siempre que esta tenga un código único o un código de barras impreso. Es extremadamente importante que cuente con un buen plan de codificación. Su proveedor de pulseras le ayudará a determinar la mejor forma de integrar la codificación en el flujo de su evento. En cuanto a soluciones personalizadas de codificación, Vibbon le asistirá de la manera más eficaz posible.
La tecnología solo es útil si sus empleados están capacitados para utilizarla. La capacitación del personal debe realizarse antes de la apertura. Enseñe a los empleados cómo funcionan los escáneres y, lo que es más importante, cuáles son los pasos a seguir en caso de fallo. ¿Necesitarán llamar a un supervisor? ¿Existe una opción de sobrecarga manual? Cree un procedimiento. Debe contar con una cantidad suficiente de escáneres para evitar cuellos de botella. Asegúrese de probar previamente cada escáner para garantizar que las pulseras se lean de forma rápida y fiable. Si el escaneo y el registro son sencillos y rápidos, las personas tendrán una percepción más positiva del evento.
Los datos son una de las mayores ventajas de las pulseras RFID. Estas pulseras le permiten rastrear en tiempo real el número de personas en distintas zonas. Puede retener a las personas en una entrada si el área VIP se está llenando demasiado. Asimismo, puede enviar personal a una de las puertas de acceso si observa que el flujo de personas se está ralentizando. En comparación con el método tradicional de utilizar entradas en papel para supervisar las multitudes, el control de acceso mediante pulseras RFID le permite monitorear y gestionar el evento de forma más eficaz, así como tomar decisiones en tiempo real para mejorar la experiencia de los asistentes. El control de acceso deja de ser simplemente un medio para gestionar la capacidad y se convierte en una herramienta para gestionar su evento en tiempo real.
La seguridad es una de las principales preocupaciones al planificar un evento. Esto implica comprender qué tan robusto es su sistema de control de acceso frente a intentos de fraude. Las pulseras RFID son una de las opciones más seguras: son muy difíciles de replicar y cada pulsera contiene un ID único. Si una pulsera se pierde o es robada, usted puede desactivarla fácilmente desde su sistema. Si alguien encuentra una pulsera e intenta usarla, el lector la rechazará. También están disponibles las pulseras con indicador de manipulación, que evidencian si alguien ha intentado retirarlas o ajustarlas nuevamente. Todas estas características le brindarán tranquilidad, al saber que las zonas del evento están protegidas y que sus asistentes están seguros.
No deseches simplemente los datos cuando finalice el evento. Analiza los datos y las perspectivas que ofrecen, como, por ejemplo: cuántas personas asistieron, el horario de su asistencia, las zonas más visitadas y la duración de su estancia. Estos datos son fundamentales para planificar su próximo evento. Pueden ayudarle a mejorar la distribución del espacio, el número de personal necesario y la fijación de precios de las entradas. Las pulseras que gestionaron el acceso también le proporcionaron una gran cantidad de datos y perspectivas, lo cual constituye un beneficio adicional además de un trabajo bien hecho.
Cuando se trata de control de acceso, la función más importante que desempeñan las pulseras es simplificar una tarea muy compleja. Gestionar una multitud es una labor muy complicada: abarca desde la prevención del fraude y la protección de la seguridad de las personas, hasta el suministro de datos importantes e incluso la mejora del servicio al cliente. Los asistentes al evento podrán desplazarse con libertad y rapidez. Desde simples pulseras de colores para eventos pequeños hasta sofisticadas tecnologías RFID para festivales de gran envergadura, los sistemas de pulseras constituyen una excelente inversión. Le permiten concentrarse en hacer del evento un éxito, mientras que las pulseras se encargan del resto.
