Hebt u er ooit over nagedacht om een groot muziekfestival, een zakelijk congres of een benefietloop te organiseren? Dergelijke evenementen trekken een groot publiek, wat veel veiligheidszorgen met zich meebrengt. Sommige mensen moeten buitensluiten worden, terwijl anderen welkom zijn. Als u VIP-, backstage- of algemene-toegangszones heeft, moet de beweging van de gasten worden geregeld. Zonder de juiste oplossing kan het totale chaos ontstaan. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing: evenementspolsbandjes. Deze vervullen veel meer functies dan alleen als souvenir of stuk merchandise. Ze helpen bij het regelen van het verkeersstroom op een evenement. Als ze correct worden gebruikt, verhogen ze de verfijning van uw evenement en zorgen ze voor een soepeler verloop.
Toegangscontrole heeft zich de afgelopen decennia aanzienlijk ontwikkeld. In plaats van papieren tickets en controlelijsten, waarbij personeel op evenementen tickets controleerde en toegang verleende, zijn toegangscontrolemethoden geavanceerder geworden. Vervolgens werden plastic- en stoffenpolshorloges geïntroduceerd. Deze polshorloges waren geavanceerder dan papieren tickets en stelden personeel in staat om snel onderscheid te maken tussen VIP’s en reguliere ticketbezitters. Toegangscontrole heeft zich verder ontwikkeld met de introductie van polshorloges met RFID-chips. Deze chips fungeren als sleutels voor toegangscontrolesystemen. Scanners kunnen deze polshorloges snel lezen, en elke polshorloge heeft een unieke, niet-navalsbare identificatiecode. Vibbon produceert sinds 2007 polshorloges en heeft de evolutie van toegangscontroletechnologie voor evenementen uit eerste hand meegemaakt. De polshorloges van Vibbon voldoen vandaag de dag aan alle vereisten van moderne toegangscontrolemethoden.
Bij toegangscontrole zijn niet alle polsbandjes hetzelfde, waarschijnlijk vanwege het soort evenement dat u organiseert. Als het evenement vrij eenvoudig of klein is, volstaat waarschijnlijk een gekleurd polsbandje. U kunt verschillende kleuren polsbandjes gebruiken voor verschillende toegangsniveaus. Het is een goedkope en eenvoudige oplossing. Een gekleurd polsbandje is echter niet geschikt voor een groter evenement. In die gevallen is een Tyvek-polsbandje misschien een betere oplossing, omdat het sterker is en moeilijker te manipuleren. Tyvek-polsbandjes werken goed voor evenementen die één dag duren en hebben vaak streepjescodes. Deze kunnen worden gescand voor toegang. Voor festivals en conferenties die meerdere dagen duren en veel toegangscontrole vereisen, zijn RFID-polsbandjes de beste optie. Ze kunnen door scanners op korte afstand worden gelezen, zodat bezoekers gewoon kunnen aanraken en doorgaan. Ze hoeven geen kaartje te zoeken. Het instapproces is aanzienlijk verbeterd met de juiste polsbandjes.
Laten we het gebruik van RFID-technologie bij toegangscontrole onderzoeken. RFID-chips gebruiken radiogolven om informatie over te dragen. Elke polsband bevat één chip die is geprogrammeerd met een unieke ID en vervolgens in het computersysteem is gekoppeld aan het type ticket en het toegangsniveau. Algemene toegang? VIP? Backstage? Het zit allemaal in de gegevens. Er zijn scanners bij de ingangspunten. Wanneer bezoekers hun polsband op de scanner houden, wordt de ID gelezen en binnen een fractie van een seconde gecontroleerd tegen de database, waarna een groen of rood signaal wordt weergegeven. Bij groen mag de persoon doorgaan; bij rood kan personeel de persoon vriendelijk tegenhouden. Het systeem is snel, nauwkeurig en helpt bij het voorkomen van een aanzienlijke hoeveelheid ticketfraude. RFID-toegangscontrole draagt bij aan de preventie van ticketfraude, omdat het systeem weet welke ID aan welke persoon is gekoppeld — er is dus geen mogelijkheid om de polsband met een vriend te ruilen. Daarom is het een doorslaggevende innovatie voor grote evenementen.
Het instellen van de toewijzing voor toegangsgebieden is cruciaal voordat uw evenement begint. Waar bevinden zich de inkomstgebieden? Hebt u een lounge voor VIP-gasten? Is er een gebied voor optredende artiesten? Is er een media-gebied? Al deze gebieden zijn afzonderlijke zones waar toegangscontrole nodig is. U kiest de polsband-ID's voor elk van deze zones. Vervolgens moet u uw scanners configureren voor de verschillende ingangen van de zones. Een persoon met een VIP-polsband kan zowel de algemene ruimte als de VIP-lounge betreden. Iemand met een algemene toegangsband mag alleen de hoofdruimte betreden. Een goed softwaresysteem vereenvoudigt het gelaagde toegangssysteem aanzienlijk voor evenementenmanagers. Alles blijft georganiseerd en veilig.
De unieke gegevens van elke persoon worden verwerkt via een methode die bekendstaat als codering. Bij RFID-armbanden zijn er verschillende opties voor codering. Dit betreft ofwel het vooraf, vóór verzending, kiezen van een tickettype uit uw systeem, ofwel het coderen en inchecken van de deelnemers zodra zij arriveren. Voor grootschalige evenementen bespaart het coderen van de armbanden vóór het evenement doorgaans meer tijd aan het begin. Als alternatief kunt u personeel laten scannen met een handapparaat, mits de armband een unieke code of barcode heeft die erop is afgedrukt. Het is uiterst belangrijk dat u een goed coderingsplan hebt. Uw leverancier van polsbandjes helpt u bepalen hoe u de codering het beste kunt integreren in de werkwijze van uw evenement. Bij het coderen van maatoplossingen ondersteunt Vibbon u optimaal.
Technologie is alleen nuttig als uw medewerkers zijn opgeleid om deze te gebruiken. Persoonlijke training moet plaatsvinden voordat de deuren openen. Leer medewerkers hoe de scanners werken en, nog belangrijker, welke stappen moeten worden ondernomen bij een storing. Moeten ze een supervisor bellen? Is er een handmatige override mogelijk? Stel een proces op. U dient voldoende scanners te hebben om knelpunten te voorkomen. Zorg ervoor dat u elke scanner van tevoren test om te garanderen dat armbanden snel en betrouwbaar worden gelezen. Als het scannen en registreren eenvoudig en snel verloopt, krijgen bezoekers een positievere indruk van het evenement.
Gegevens zijn een van de grootste voordelen van RFID-polsbandjes. Met deze polsbandjes kunt u het actuele aantal mensen in verschillende zones volgen. U kunt bezoekers bij een ingang tegenhouden als het VIP-gebied te vol raakt. U kunt ook personeel naar één van de toegangspoorten sturen als u merkt dat de doorstroming traag verloopt. In vergelijking met de oude methode om papieren tickets te gebruiken voor het bewaken van de menigte, stelt toegangscontrole met RFID-polsbandjes u in staat het evenement effectiever te monitoren en te beheren, en real-time beslissingen te nemen om de ervaring voor bezoekers te verbeteren. Toegangscontrole wordt meer dan alleen een manier om de capaciteit te beheren; het wordt een manier om uw evenement in real time te beheren.
Veiligheid is een van de grootste zorgen bij het plannen van een evenement. Dit betekent dat u moet begrijpen hoe robuust uw toegangscontrolesysteem is tegen fraude. RFID-polsbandjes zijn een van de veiligste opties. Ze zijn zeer moeilijk te kopiëren en elk polsbandje bevat een unieke ID. Als een band verloren raakt of wordt gestolen, kunt u deze eenvoudig op uw eigen systeem uitschakelen. Als iemand een band vindt en probeert deze te gebruiken, weigert de scanner de toegang. Tamper-evident-bandjes zijn ook een optie en geven aan of iemand heeft geprobeerd de band te verwijderen of opnieuw aan te passen. Al deze functies geven u gemoedsrust, omdat u weet dat uw evenementzones veilig zijn en uw bezoekers beschermd.
Gooi de gegevens niet zomaar weg wanneer het evenement voorbij is. Bestudeer de gegevens en de inzichten die ze opleveren, bijvoorbeeld: hoeveel mensen er aanwezig waren, op welk tijdstip zij aanwezig waren, welke gebieden het meest bezocht werden en hoe lang zij bleven. Deze gegevens zijn essentieel voor de planning van uw volgende evenement. Ze kunnen u helpen de lay-out van het evenement te verbeteren, het benodigde aantal personeelsleden vast te stellen en de prijsstelling van de entreetickets aan te passen. De polsbandjes waarmee toegang werd geregeld, leverden u bovendien talloze gegevens en inzichten op — een extra bonus bovenop een uitstekend uitgevoerde taak.
Bij toegangscontrole is de belangrijkste rol die polsbandjes vervullen het vereenvoudigen van een zeer gecompliceerde taak. Het beheren van een menigte is zeer complex: het omvat alles, van fraudebestrijding en het waarborgen van de veiligheid van mensen tot het verstrekken van belangrijke gegevens en zelfs het verbeteren van de klantenservice. Deelnemers aan evenementen kunnen zich vrij en snel door het gebied bewegen. Van eenvoudige gekleurde bandjes voor kleine bijeenkomsten tot geavanceerde RFID-technologie voor grote festivals: polsbandjessystemen zijn uitstekende investeringen. Zij stellen u in staat u te concentreren op het maken van een geweldig evenement, terwijl de polsbandjes de rest regelen.
