Já pensou em organizar um grande festival de música, uma conferência corporativa ou uma corrida beneficente? Esses eventos atraem um grande público, o que traz consigo diversas preocupações de segurança. Algumas pessoas precisam ser impedidas de entrar, enquanto outras precisam ser orientadas para o interior do local. Se houver zonas VIP, nos bastidores ou de entrada geral, o movimento dos convidados precisa ser controlado. Sem a solução adequada, poderia haver total caos. Felizmente, existe uma solução simples: as pulseiras para eventos. Elas cumprem muito mais do que apenas servir como lembranete ou artigo promocional. Ajudam a controlar o fluxo de pessoas em um evento. Quando utilizadas corretamente, acrescentam sofisticação ao seu evento e contribuem para que ele ocorra de forma mais fluida.
O controle de acesso evoluiu significativamente ao longo das últimas décadas. Em vez de ingressos em papel e listas de verificação, nas quais a equipe do evento verificava os ingressos e autorizava a entrada, os métodos de controle de acesso tornaram-se mais avançados. Em seguida, foram introduzidas pulseiras de plástico e tecido. Essas pulseiras eram mais sofisticadas do que os ingressos em papel e permitiam que a equipe diferenciasse rapidamente entre convidados VIP e portadores comuns de ingressos. O controle de acesso evoluiu significativamente com a introdução de pulseiras que contêm chips RFID. Esses chips funcionam como chaves para os sistemas de controle de acesso. Os leitores conseguem ler essas pulseiras rapidamente, e cada pulseira possui um identificador único e não falsificável. A Vibbon produz pulseiras desde 2007 e testemunhou, em primeira mão, a evolução da tecnologia de controle de acesso em eventos. As pulseiras da Vibbon possuem tudo o que os métodos atuais de controle de acesso exigem.
Quando se trata de controle de acesso, nem todas as pulseiras são iguais, provavelmente devido ao tipo de evento que você está organizando. Se o evento for relativamente simples ou pequeno, uma pulseira colorida provavelmente cumprirá a função. Você pode usar pulseiras de cores diferentes para distintos níveis de acesso. Trata-se de uma solução econômica e simples. No entanto, uma pulseira colorida não será adequada para um evento maior. Nesses casos, uma pulseira de Tyvek pode ser uma solução melhor, pois é mais resistente e mais difícil de adulterar. As pulseiras de Tyvek funcionam bem em eventos de um único dia e frequentemente possuem códigos de barras impressos, que podem ser escaneados para autorizar o acesso. Para festivais e conferências que duram vários dias e exigem um elevado grau de controle de acesso, as pulseiras com tecnologia RFID são a melhor opção. Elas podem ser lidas por scanners à curta distância, permitindo que os participantes apenas toquem e passem. Não é necessário procurar um ingresso. O processo de entrada torna-se muito mais eficiente com as pulseiras adequadas.
Vamos analisar o uso da tecnologia RFID no controle de acesso. Os chips RFID utilizam ondas de rádio para transmitir informações. Cada pulseira contém um chip programado com um ID exclusivo, que é então vinculado no sistema computacional ao tipo de ingresso e ao nível de acesso. Acesso geral? VIP? Bastidores? Tudo isso está nos dados. Há leitores nos pontos de entrada. Quando as pessoas tocam as pulseiras nos leitores, o sistema lê o ID e verifica a base de dados em uma fração de segundo, exibindo, em seguida, uma luz verde ou vermelha. Se for verde, a pessoa pode entrar; se for vermelho, um funcionário pode gentilmente impedir a entrada. Trata-se de um sistema rápido, preciso e que ajuda a prevenir uma grande quantidade de fraudes envolvendo ingressos. O controle de acesso por RFID contribui para a prevenção de fraudes com ingressos, pois o sistema sabe qual ID está vinculado a qual pessoa, tornando impossível trocar a pulseira com um amigo. É por isso que essa tecnologia representa uma verdadeira inovação para grandes eventos.
Configurar o mapeamento das zonas de acesso é crucial antes do início do seu evento. Onde ficam as zonas de entrada? Você possui um lounge para pessoas VIP? Há uma área destinada aos artistas? Existe uma área para a imprensa? Todas essas são zonas individuais nas quais é necessário controle de acesso. Você escolhe os IDs das pulseiras para cada uma dessas zonas. Em seguida, precisa configurar seus leitores para as diferentes entradas das zonas. Uma pessoa com uma pulseira VIP pode acessar tanto a área geral quanto o lounge VIP. Alguém com uma pulseira de entrada geral pode acessar apenas a área principal. Um bom sistema de software simplifica significativamente o sistema de acesso em camadas para os gestores de eventos. Tudo permanece organizado e seguro.
Os detalhes únicos de cada pessoa são processados por meio de um método chamado codificação. Com as pulseiras RFID, existem diferentes opções de codificação. Isso envolve, ou a escolha de um tipo de ingresso no seu sistema antes do envio, ou a codificação e o check-in dos participantes assim que eles chegarem. Para eventos em larga escala, codificar as pulseiras antes do evento geralmente economiza mais tempo na fase inicial. Alternativamente, você pode ter funcionários escaneando uma pulseira com um dispositivo portátil, caso ela tenha um código exclusivo ou um código de barras impresso. É extremamente importante que você tenha um bom plano de codificação. O fornecedor das suas pulseiras o ajudará a determinar a melhor forma de integrar a codificação ao fluxo do seu evento. No que diz respeito à codificação de soluções personalizadas, a Vibbon o ajudará da melhor maneira possível.
A tecnologia só é útil se seus funcionários estiverem treinados para utilizá-la. O treinamento da equipe deve ser realizado antes da abertura. Ensine aos funcionários como funcionam os scanners e, mais importante ainda, quais são os procedimentos a seguir em caso de falha. Eles precisarão chamar um supervisor? Existe uma alternativa manual? Crie um processo. Você deve ter scanners em quantidade suficiente para evitar gargalos. Certifique-se de testar previamente cada scanner para garantir que as pulseiras sejam lidas de forma rápida e confiável. Se a leitura e o registro forem fáceis e rápidos, as pessoas terão uma percepção mais positiva do evento.
Os dados são uma das maiores vantagens das pulseiras RFID. Essas pulseiras permitem acompanhar, em tempo real, o número de pessoas em diversas zonas. Você pode reter as pessoas na entrada caso a área VIP esteja ficando muito lotada. Também é possível enviar funcionários a um dos portões de entrada, caso perceba que o fluxo está lento. Em comparação com o antigo método de uso de ingressos em papel para monitorar multidões, o controle de acesso com pulseiras RFID permite monitorar e gerenciar o evento de forma mais eficaz, além de tomar decisões em tempo real para melhorar a experiência dos participantes. O controle de acesso passa a ser mais do que apenas uma forma de gerenciar a capacidade: torna-se uma maneira de gerenciar seu evento em tempo real.
A segurança é uma das maiores preocupações ao planejar um evento. Isso significa compreender quão robusto é o seu sistema de controle de acesso contra fraudes. As pulseiras RFID são uma das opções mais seguras. Elas são muito difíceis de serem replicadas e cada pulseira contém um ID exclusivo. Caso uma pulseira seja perdida ou roubada, você pode facilmente desativá-la remotamente. Se alguém encontrar uma pulseira e tentar utilizá-la, o leitor negará o acesso. Pulseiras com indicação de violação também são uma opção e indicarão se alguém tentou remover ou reajustar a pulseira. Todos esses recursos lhe darão tranquilidade, garantindo que as zonas do seu evento estejam seguras e que seus participantes estejam protegidos.
Não descarte simplesmente os dados assim que o evento terminar. Analise os dados e os insights que eles fornecem, como, por exemplo: quantas pessoas compareceram, o horário de sua presença, as áreas mais visitadas e a duração da permanência delas. Esses dados são fundamentais para o planejamento do seu próximo evento. Eles podem ajudá-lo a melhorar o layout do evento, a quantidade de pessoal necessária e a precificação dos ingressos. As pulseiras que gerenciaram o acesso também lhe forneceram uma grande quantidade de dados e insights, o que equivale a um bônus adicional além de um trabalho bem executado.
Quando se trata de controle de acesso, o papel mais importante desempenhado pelas pulseiras é tornar uma tarefa muito complicada simples. Gerenciar uma multidão é extremamente complexo: envolve desde a prevenção de fraudes e a proteção da segurança das pessoas até o fornecimento de dados importantes e até mesmo a melhoria do atendimento ao cliente. Os participantes do evento poderão circular livre e rapidamente. Desde pulseiras coloridas simples para eventos pequenos até tecnologias sofisticadas com RFID para grandes festivais, os sistemas de pulseiras constituem excelentes investimentos. Eles permitem que você se concentre em tornar o evento excepcional, enquanto as pulseiras cuidam do restante.
