Utilizar pulseras RFID para eventos es una excelente opción. Los asistentes disfrutarán de una experiencia moderna en la que pueden acercar la pulsera y acceder fácilmente, pagar con las pulseras y evitar el uso de efectivo. Sin embargo, existe un paso esencial que debe completarse para hacer realidad esta visión. Antes del evento, las pulseras RFID deben activarse. El proceso de activación es muy importante para el éxito de su evento, ya que afecta a la seguridad del mismo, a la excelencia operativa, a la integridad de los datos y a otros aspectos clave. Activar las pulseras potencia su sistema, mientras que no hacerlo puede provocar problemas operativos, largas esperas para los asistentes, fallos de seguridad, entre otros. Al trabajar con un fabricante, asegúrese de que tenga conocimientos sobre el proceso adecuado de activación, así como sobre las propias pulseras.
Piense en la activación como el proceso mediante el cual se otorga a cada pulsera una identidad y una finalidad únicas. Recién salidas de la fábrica, las pulseras RFID contienen un chip con un número de identificación único. Sin embargo, ese número de identificación es como una llave en blanco. Durante la activación, se asocia una llave única con datos específicos en el software de su evento. Este proceso vincula una pulsera con el comprador del boleto, añade créditos en efectivo o concede acceso al área restringida. Esta guía le explicará paso a paso cada una de las etapas clave, desde la planificación hasta las pruebas, y le ayudará a aprovechar al máximo los beneficios de esta tecnología.
Antes de escanear las pulseras, existe un requisito fundamental para el éxito. Este es el error más común: apresurarse a realizar la activación sin haber sentado las bases necesarias.
En primer lugar, asegúrese de que existe una compatibilidad total entre su software y su hardware. Las pulseras RFID que adquiera funcionan en frecuencias específicas (por ejemplo, baja frecuencia de 125 kHz o alta frecuencia NFC de 13,56 MHz). Sus lectores, escáneres y sistemas POS (punto de venta) deben configurarse para leer y escribir a esa frecuencia exacta. Asimismo, su software de gestión de eventos debe ser compatible con el protocolo del chip de la pulsera. Estos profesionales cuentan con la experiencia necesaria para establecer dicha compatibilidad y, por ejemplo, proporcionar un sistema operativo para un importante festival musical estadounidense con 50 000 unidades.
En segundo lugar, deberá preparar sus datos. ¿Cómo puede asociar cada pulsera con cada asistente? La mejor manera es combinar el identificador único (UID) de la pulsera con un pedido de entradas en su base de datos en el momento del registro o de la recogida en taquilla. Asegúrese de que su software pueda gestionar esta integración de datos. Si va a precargar saldos, determine los montos iniciales de crédito y establezca un proceso sencillo para que los usuarios puedan añadir más. Ahora, analicemos cómo preparar su puesto de activación. Asegúrese de que sea un área limpia, bien iluminada y organizada. Su puesto de activación debe contar con un ordenador completamente funcional sincronizado con su base de datos, un codificador RFID fiable y un lector. Asegúrese de realizar una prueba previa en este puesto antes de la apertura de las puertas del evento.
Una vez realizados los trabajos previos, puede pasar a la parte principal del procedimiento de activación de la pulsera. Este proceso suele ser lineal y debe ser coherente, independientemente de que se realice por lotes antes del evento o de forma individual con cada asistente registrado al evento.
Paso 1: Primera lectura y captura del UID
El primer paso consiste en escanear la pulsera en blanco con su codificador para capturar el número de identificación único asignado por fábrica a dicha pulsera. Este UID constituye la huella digital digital inmutable de la pulsera. Su software debe crear un registro o «perfil» para ese UID, lo que representa la primera vez que esta pulsera se incorpora a su sistema.
Paso 2: Asociación de datos y codificación
Vincular un identificador único a los datos correspondientes de cada asistente en su base de datos es el proceso más importante para hacer útil la pulsera. Puede ser tan sencillo como introducir un número de entrada, escanear un código de barras de una entrada impresa en casa o seleccionar a un asistente de una lista que ya se haya cargado previamente. Para las funciones de pago sin efectivo, también debe realizar una operación de «escritura» en el chip, por ejemplo, estableciendo un saldo inicial predeterminado. Las pulseras premium de fabricantes que aplican un control de calidad riguroso garantizan que cada chip funcione correctamente tanto para operaciones de lectura como de escritura.
Paso 3: Pruebas
No dé por hecho que una activación se ha completado correctamente. Tras la codificación, realice un escaneo de verificación. La lectura debe reflejar los datos (nombre, tipo de entrada, saldo disponible) asignados al UID de la pulsera. Para comprobar el acceso, lleve la pulsera activada a un lector de muestra ubicado en un punto de «entrada» y confirme que efectivamente otorga acceso. Este escaneo sirve como doble verificación, la última barrera para asegurarse de que no ha cometido errores.
La pulsera está oficialmente lista para su uso en su sistema. La forma en que se la entregue al asistente constituye la última etapa del proceso de activación y representa una interacción importante.
Cuando los asistentes se registren o ingresen al recinto, el personal debe verificar la identificación, la entrada o el correo electrónico de confirmación del asistente antes de colocarle en la muñeca una pulsera activada. Se recomienda que los organizadores del evento utilicen pulseras con sellos evidentes de manipulación o pulseras con mecanismos de cierre de un solo uso. Estas características pueden personalizarse mediante los fabricantes para evitar la transferencia o reventa de las pulseras. Esta práctica ayuda a reducir la «fraude de entradas», un problema que los organizadores de eventos combaten con gran esfuerzo mediante el uso de tecnología RFID.
Explique a los asistentes cómo utilizar las pulseras activadas. Por ejemplo, indicarles «por favor, toque su pulsera sobre el lector para ingresar o pagar», además de colocar un cartel al respecto, puede mejorar la experiencia del usuario. Algunas pulseras cuentan con función sin efectivo, así que asegúrese de que los asistentes sepan cómo utilizar la aplicación móvil si desean consultar el saldo o los fondos disponibles en la pulsera.
Asegúrese de tener un plan establecido por si algo sale mal. Contar con un plan previamente definido ayudará a mantener un alto nivel de satisfacción entre los asistentes.
El lector no detecta la pulsera:
Asegúrese de que la marca del chip RFID en la pulsera esté orientada hacia el lector. En ocasiones, es necesario girar la muñeca. Si aún así no funciona, podría tratarse de un chip defectuoso (caso poco frecuente) o de objetos metálicos, como relojes, que interfieren con su funcionamiento. Cada puesto debe disponer de varias pulseras de repuesto que puedan sustituirse rápidamente.
Incoherencia de datos o pulsera no válida.
Esto suele indicar un problema con los datos que vinculan una pulsera a una credencial. El personal del evento debe verificar la identidad de la persona comparándola con la lista maestra de inscripciones del evento, y no únicamente con la lectura de la pulsera. Su software debería ofrecer una función que le permita desactivar el ID único de esa pulsera y asignar nuevamente la entrada correcta a una pulsera nueva, para que su base de datos permanezca actualizada.
Las pulseras se desactivan durante el evento:
Si una pulsera se desconecta inesperadamente, es posible que haya sufrido daños físicos (como una compresión severa o inmersión en agua; algunas pulseras son resistentes al agua o impermeables) o simplemente esté experimentando un error de software. Un intercambio rápido debería resolverlo. El soporte técnico posterior de su fabricante profesional debe ser capaz de ayudarle rápida y eficientemente con cualquier problema técnico.
El papel de su socio fabricante en el éxito:
La calidad de las pulseras RFID y el soporte que las acompaña influyen notablemente en la eficacia del proceso de activación de las pulseras. Aquí es donde su fabricante puede marcar una diferencia importante.
Un fabricante con más de 18 años de experiencia comercial no solo le vende un producto: le ofrece una relación comercial. Gracias al control interno de su fábrica y a su cadena de suministro completamente integrada, puede confiar en que las pulseras ofrecerán un rendimiento constante del chip y unos rangos de lectura fiables. Esto elimina variables importantes de activación. Su equipo profesional de negocios puede ofrecerle orientación previa a la venta sobre el chip más adecuado para su caso de uso, así como soporte posterior a la venta si usted o su equipo tienen dudas técnicas durante el proceso.
Además, al ser el primer fabricante del mundo en ofrecer soluciones para la industria de festivales, conocen bien cómo resolver problemas reales, como por ejemplo cómo permitir una entrada rápida para decenas de miles de asistentes al festival. En general, comprender el contexto de su trabajo es bastante importante. Por lo habitual, pueden ofrecer a sus clientes las mejores prácticas basadas en sus implementaciones exitosas a nivel mundial en lo relativo a la logística de montaje y de puestos de activación. Al elegir un socio comprometido con el éxito de su evento, no solo está adquiriendo pulseras, sino también la garantía de que su proceso de activación se basa en una plataforma fiable y de alta calidad.
Para transformar el inventario de pulseras RFID en pulseras funcionales que sirvan como herramientas de acceso, pago y participación, primero es necesario activarlas. Este proceso de activación requiere una planificación estratégica, un enfoque paso a paso y procedimientos inmediatos de resolución de incidencias.
Al considerar la activación de las pulseras como un paso fundamental en su proceso operativo, podrá alinear los objetivos de su evento con el máximo potencial de su socio fabricante. Esto le permitirá cumplir la promesa de la tecnología: seguridad fiable, experiencia de usuario sin interrupciones y captura exhaustiva de datos. La activación de cada pulsera va más allá de permitir el acceso al evento: brinda la experiencia completa y las capacidades modernas propias de un evento actual.
