O uso de pulseiras RFID para eventos é uma excelente escolha. Os participantes desfrutarão de uma experiência moderna, na qual poderão simplesmente tocar e acessar as áreas do evento, efetuar pagamentos com as pulseiras e dispensar o uso de dinheiro. No entanto, há um passo essencial necessário para concretizar essa visão: antes do evento, as pulseiras RFID devem ser ativadas. O processo de ativação é fundamental para o sucesso do seu evento, pois afeta a segurança, a excelência operacional, a integridade dos dados e outros aspectos. A ativação das pulseiras capacita seu sistema, enquanto a falha em ativá-las pode causar problemas operacionais, longas filas de espera para os convidados, falhas de segurança e muito mais. Ao trabalhar com um fabricante, certifique-se de que ele tenha conhecimento adequado sobre o processo correto de ativação, bem como sobre as próprias pulseiras.
Pense na ativação como o processo de atribuir a cada pulseira uma identidade e uma finalidade únicas. Recém-saídas da fábrica, as pulseiras RFID contêm um chip com um número de identificação único. No entanto, esse número de identificação é como uma chave em branco. Durante a ativação, uma chave única é associada a dados específicos no software do seu evento. Esse processo vincula uma pulseira ao comprador do ingresso, adiciona créditos em dinheiro ou concede acesso aos bastidores. Este guia orientará você passo a passo por todas as etapas essenciais, desde o planejamento até os testes, ajudando seu evento a maximizar os benefícios dessa tecnologia.
Antes de escanear as pulseiras, há um pré-requisito fundamental para o sucesso. Esse é o erro mais comum: iniciar a ativação apressadamente, sem uma base sólida.
Primeiro, certifique-se de que há compatibilidade total entre seu software e seu hardware. As pulseiras RFID que você adquire operam em frequências específicas (por exemplo, baixa frequência de 125 kHz ou alta frequência NFC de 13,56 MHz). Seus leitores, scanners e sistemas de PDV (ponto de venda) precisam ser configurados para ler e gravar nessa exata frequência. Seu software de gestão de eventos também deve ser compatível com o protocolo do chip da pulseira. Esses profissionais possuem a experiência necessária para estabelecer essa compatibilidade e, por exemplo, fornecer um sistema funcional para um grande festival musical norte-americano com 50.000 unidades.
Em segundo lugar, você precisará preparar seus dados. Como você pode associar cada pulseira a cada participante? A melhor maneira é combinar o ID exclusivo (UID) da pulseira com um pedido de ingresso em seu banco de dados no momento do check-in ou da retirada no local. Certifique-se de que seu software possa acomodar essa integração de dados. Se você estiver carregando saldos antecipadamente, defina os valores iniciais de crédito e estabeleça um processo simples para que os usuários possam adicionar mais. Agora, vamos discutir como preparar sua estação de ativação. Certifique-se de que ela seja uma área limpa, bem iluminada e organizada. Sua estação de ativação deve contar com um computador totalmente funcional, sincronizado ao seu banco de dados, um codificador RFID confiável e um leitor. Certifique-se de realizar um teste nesta estação antes da abertura dos portões do evento.
Com o trabalho preparatório concluído, você pode avançar para a parte principal do procedimento de ativação da pulseira. Trata-se normalmente de um processo linear e deve ser consistente, independentemente de ser realizado em lote antes do evento ou de ocorrer individualmente para cada inscrito no evento.
Etapa 1: Primeira Leitura e Captura do UID
A primeira etapa consiste em ler a pulseira em branco com seu codificador, a fim de capturar o número de identificação exclusivo atribuído pela fábrica à pulseira. Esse UID é a impressão digital digital inalterável da pulseira. Seu software deve criar um registro ou um "perfil" para esse UID, o que representa a primeira vez que essa pulseira é adicionada ao seu sistema.
Etapa 2: Associação de Dados e Codificação
Vincular um identificador exclusivo aos dados correspondentes de cada participante em seu banco de dados é o processo mais importante para tornar a pulseira útil. Pode ser tão simples quanto inserir um número de ingresso, escanear um código de barras de um ingresso impresso em casa ou selecionar um participante de uma lista que já foi carregada previamente. Para recursos de pagamento sem dinheiro, também é necessário realizar uma operação de 'gravação' no chip, por exemplo, definindo um valor padrão em dinheiro. Pulseiras premium de fabricantes que adotam um controle rigoroso de qualidade garantem que cada chip seja totalmente funcional tanto para operações de leitura quanto de gravação.
Passo 3: Teste
Não presuma que uma ativação foi concluída com sucesso. Após a codificação, realize uma verificação por meio de leitura com scanner. A leitura deve refletir os dados (nome, tipo de ingresso, saldo em crédito) atribuídos ao UID da pulseira. Para testar o acesso, leve a pulseira ativada a um leitor de amostra em um ponto de "entrada" para confirmar que ela concede acesso. Essa leitura serve como uma verificação dupla, a barreira final para garantir que você não cometeu erros.
A pulseira está oficialmente pronta para ser utilizada no seu sistema. A forma como você a entrega ao participante é a última etapa do processo de ativação e representa uma interação importante.
Quando os participantes estiverem se registrando ou entrando no local do evento, a equipe deve verificar o documento de identificação, o ingresso ou o e-mail de confirmação do participante antes de colocar na pulseira ativada no pulso do participante. Recomenda-se que os organizadores do evento utilizem pulseiras com selos antifraude ou pulseiras com mecanismos de travamento de uso único. Esses recursos podem ser personalizados pelos fabricantes para impedir a transferência ou revenda das pulseiras. Essa prática ajuda a reduzir a "fraude de ingressos", problema contra o qual os organizadores do evento tomam medidas rigorosas, inclusive com o uso da tecnologia RFID.
Explique aos participantes como utilizar as pulseiras ativadas. Por exemplo, dizer "por favor, toque sua pulseira no leitor para entrar ou efetuar o pagamento", além de exibir uma sinalização, pode melhorar a experiência do usuário. Algumas pulseiras possuem recurso sem dinheiro (cashless), portanto, certifique-se de que os participantes saibam como usar o aplicativo móvel, caso desejem consultar o saldo ou os fundos disponíveis na pulseira.
Certifique-se de ter um plano definido caso algo dê errado. Ter um plano estabelecido antecipadamente ajudará a manter um alto nível de satisfação dos participantes.
O leitor não detecta a pulseira:
Certifique-se de que a marca do chip RFID na pulseira esteja voltada para o leitor. Às vezes, é necessário girar o pulso. Se ainda assim não funcionar, pode ser um caso raro de chip defeituoso ou a presença de objetos metálicos, como relógios, pode estar interferindo. Cada posto deve ter algumas pulseiras de reposição, que podem ser substituídas rapidamente.
Incompatibilidade de dados ou pulseira inválida.
Isso geralmente indica um problema com os dados que vinculam uma pulseira a um crachá. A equipe do evento deve verificar a identidade da pessoa comparando-a com a lista mestra de inscrições do evento, e não apenas com base na leitura da pulseira. Seu software deve oferecer uma forma de você desativar o ID exclusivo dessa pulseira e reatribuir o ingresso correto a uma nova pulseira, mantendo assim sua base de dados atualizada.
As pulseiras são desativadas durante o evento:
Se uma pulseira ficar inesperadamente offline, pode ter sofrido danos físicos (como esmagamento severo ou imersão em água; algumas pulseiras são resistentes à água ou impermeáveis) ou simplesmente estar apresentando um erro de software. Uma troca rápida deve resolver o problema. O suporte técnico de back-end do seu fabricante profissional deve ser capaz de ajudar rapidamente e com eficiência em quaisquer problemas técnicos.
O papel do seu parceiro de fabricação no sucesso:
A qualidade das pulseiras RFID e o suporte que as acompanha influenciam significativamente a eficácia do processo de ativação das pulseiras. É nesse ponto que o seu fabricante pode fazer uma diferença importante.
Um fabricante que atua no mercado há mais de 18 anos não lhe vende apenas um produto. Ele lhe vende um relacionamento comercial. Graças ao controle interno de sua fábrica e à cadeia de suprimentos totalmente integrada, você pode contar com pulseiras que apresentam desempenho consistente dos chips e alcances de leitura confiáveis. Isso elimina variáveis importantes de ativação. Seu profissional time comercial pode oferecer orientação pré-venda essencial sobre o melhor chip para o seu caso de uso, além de suporte pós-venda, caso surjam dúvidas técnicas por parte de você e de sua equipe durante o processo.
Além disso, como o primeiro fabricante do mundo a oferecer soluções para a indústria de festivais, eles sabem como resolver problemas reais, como permitir a entrada rápida de dezenas de milhares de frequentadores de festivais. Em geral, compreender o contexto do seu trabalho é bastante importante. Normalmente, conseguem fornecer aos seus clientes as melhores práticas com base em suas implementações bem-sucedidas ao redor do mundo no que diz respeito à logística de montagem e estações de ativação. Ao escolher um parceiro comprometido com o sucesso do seu evento, você não está apenas adquirindo pulseiras, mas também está garantindo que o seu processo de ativação se apoie numa plataforma confiável e de alta qualidade.
Para transformar o estoque de pulseiras RFID em pulseiras funcionais que servirão como ferramentas de acesso, pagamento e engajamento, é necessário, primeiramente, ativar as pulseiras. Esse processo de Ativação exige planejamento estratégico, uma abordagem passo a passo e processos imediatos de solução de problemas.
Ao tratar a ativação das pulseiras como uma etapa fundamental do seu processo operacional, você pode alinhar os objetivos do seu evento ao máximo potencial do seu parceiro de fabricação. Isso lhe proporcionará todas as vantagens prometidas pela tecnologia: segurança inabalável, experiência de usuário contínua e captura rica de dados. A ativação de cada pulseira vai além da simples autorização de entrada no evento: ela garante a experiência completa e as capacidades modernas de um evento.
