L’utilizzo di braccialetti RFID per eventi rappresenta un’ottima scelta. I partecipanti potranno godere di un’esperienza moderna, che prevede l’accesso semplice con un semplice tocco, il pagamento tramite braccialetto e l’eliminazione del contante. Tuttavia, per realizzare appieno questa visione è necessario compiere un passaggio fondamentale: prima dell’evento, i braccialetti RFID devono essere attivati. Il processo di attivazione è estremamente importante per il successo dell’evento, poiché influisce sulla sicurezza, sull’eccellenza operativa, sull’integrità dei dati e su altri aspetti critici. Un’attivazione corretta dei braccialetti potenzia il sistema, mentre la mancata attivazione può causare problemi operativi, lunghe attese per gli ospiti, vulnerabilità della sicurezza e altro ancora. Quando si collabora con un produttore, assicurarsi che possieda una solida conoscenza sia del processo di attivazione corretto, sia dei braccialetti stessi.
Immaginate l'attivazione come il processo che conferisce a ogni braccialetto la sua identità e funzione uniche. Appena usciti dalla fabbrica, i braccialetti RFID contengono un chip con un numero ID univoco. Tuttavia, tale numero ID è paragonabile a una chiave vuota. Durante l'attivazione, una chiave univoca viene associata a dati specifici nel software del vostro evento. Questo processo collega un braccialetto all'acquirente di un biglietto, aggiunge crediti in contanti o concede l'accesso backstage. Questa guida vi accompagnerà passo dopo passo attraverso tutte le fasi fondamentali, dalla pianificazione ai test, aiutandovi a massimizzare i benefici offerti da questa tecnologia.
Prima di scansionare i braccialetti, esiste un prerequisito fondamentale per il successo. Si tratta dell'errore più comune: procedere all'attivazione senza aver prima gettato le basi.
Innanzitutto, assicurarsi che vi sia una piena compatibilità tra il software e l'hardware utilizzati. I braccialetti RFID acquistati operano su specifiche frequenze (ad esempio, bassa frequenza 125 kHz o alta frequenza NFC 13,56 MHz). I lettori, gli scanner e i sistemi POS (point of sale) devono essere configurati per leggere e scrivere esattamente su quella frequenza. Anche il software di gestione degli eventi deve essere compatibile con il protocollo del chip integrato nel braccialetto. Questi professionisti dispongono dell’esperienza necessaria per garantire tale compatibilità e, ad esempio, fornire un sistema funzionante per un importante festival musicale statunitense con 50.000 unità.
In secondo luogo, dovrete preparare i vostri dati. Come potete abbinare ogni braccialetto a ciascun partecipante? Il metodo migliore consiste nel collegare l'ID univoco (UID) del braccialetto a un ordine di biglietti nel vostro database al momento del check-in o del ritiro dei biglietti (will-call). Assicuratevi che il vostro software supporti questa integrazione dati. Se caricate in anticipo i saldi, determinate gli importi di credito iniziali e stabilite un processo semplice per consentire agli utenti di aggiungerne ulteriori. Ora analizziamo come preparare la postazione di attivazione. Assicuratevi che si tratti di un’area pulita, ben illuminata e ordinata. La postazione di attivazione deve essere dotata di un computer pienamente funzionante, sincronizzato con il vostro database, di un codificatore RFID affidabile e di un lettore. Effettuate un test completo presso questa postazione prima dell’apertura dei cancelli dell’evento.
Con il lavoro preparatorio completato, è possibile passare alla parte principale della procedura di attivazione del braccialetto. Si tratta generalmente di un processo lineare e coerente, indipendentemente dal fatto che venga eseguito in blocco prima dell’evento o che avvenga singolarmente per ciascun partecipante registrato all’evento.
Passo 1: Prima scansione e acquisizione dell’UID
Il primo passo consiste nello scansionare il braccialetto vuoto con l’encoder per acquisire il numero identificativo univoco assegnato in fabbrica al braccialetto. Questo UID rappresenta l’impronta digitale univoca e immutabile del braccialetto. Il software deve creare un record o un «profilo» per tale UID, ovvero la prima volta in cui questo braccialetto viene inserito nel sistema.
Passo 2: Associazione dei dati e codifica
Collegare un identificativo univoco ai dati corrispondenti di ciascun partecipante nel proprio database è il processo più importante per rendere utile il braccialetto. Può essere semplice quanto inserire un numero di biglietto, scansionare un codice a barre da un biglietto stampato a casa o selezionare un partecipante da un elenco già caricato in anticipo. Per le funzionalità di pagamento senza contanti, è inoltre necessario eseguire un'operazione di "scrittura" sul chip, ad esempio impostando un valore predefinito in contanti. I braccialetti premium prodotti da aziende che applicano un rigoroso controllo qualità garantiscono che ogni chip sia pienamente funzionante sia per le operazioni di lettura che di scrittura.
Passo 3: Test
Non presumere che l'attivazione sia andata a buon fine. Dopo la codifica, esegui una scansione di verifica. Il risultato della lettura deve rispecchiare i dati (nome, tipo di biglietto, saldo credito) assegnati all'UID del braccialetto. Per verificare l'accesso, porta il braccialetto attivato a un lettore campione situato in un punto di "ingresso" per confermare che consenta effettivamente l'accesso. Questa scansione rappresenta un controllo incrociato, l'ultima barriera per assicurarsi di non aver commesso errori.
Il braccialetto è ufficialmente pronto per essere utilizzato nel tuo sistema. Il modo in cui lo consegni all'intervenuto costituisce l'ultima fase del processo di attivazione ed è un'interazione importante.
Quando i partecipanti si registrano o entrano nella sede dell’evento, il personale deve verificare il documento d’identità, il biglietto o l’e-mail di conferma del partecipante prima di applicare il braccialetto attivato al polso del partecipante. Si raccomanda vivamente che gli organizzatori dell’evento utilizzino braccialetti dotati di sigilli antimanomissione o di meccanismi di chiusura monouso. Queste caratteristiche possono essere personalizzate dai produttori per impedire il trasferimento o la rivendita dei braccialetti. Questa pratica contribuisce a ridurre le frodi relative ai biglietti, un fenomeno contro cui gli organizzatori adottano misure particolarmente rigorose ricorrendo alla tecnologia RFID.
Spiegare ai partecipanti come utilizzare i braccialetti attivati. Ad esempio, oltre a esporre un cartello esplicativo, è utile comunicare oralmente: «Si prega di avvicinare il braccialetto al lettore per accedere o effettuare il pagamento». Alcuni braccialetti dispongono di una funzione senza contanti; assicurarsi quindi che i partecipanti sappiano come utilizzare l’app mobile qualora volessero verificare il saldo o i fondi disponibili sul braccialetto.
Assicurati di avere un piano già predisposto in caso qualcosa vada storto. Avere un piano stabilito in anticipo contribuisce a mantenere un alto livello di soddisfazione dei partecipanti.
Il lettore non rileva il braccialetto:
Assicurati che il marchio del chip RFID sul braccialetto sia rivolto verso il lettore. A volte è necessario ruotare il polso. Se continua a non funzionare, potrebbe trattarsi di un chip difettoso (caso raro) oppure oggetti metallici, come orologi, potrebbero interferire con la lettura. Ogni postazione deve disporre di alcuni braccialetti di riserva da sostituire rapidamente.
Incongruenza o braccialetto non valido.
Questo indica generalmente un problema nei dati che collegano un braccialetto a un badge. Il personale dell’evento deve verificare l’identità della persona confrontandola con l’elenco master delle registrazioni dell’evento, e non basarsi esclusivamente sulla scansione del braccialetto. Il tuo software dovrebbe prevedere una funzione per disattivare l’ID univoco di quel braccialetto e riassegnare il biglietto corretto a un nuovo braccialetto, in modo da mantenere aggiornato il database.
I braccialetti vengono disattivati durante l’evento:
Se un braccialetto va inaspettatamente offline, potrebbe aver subito danni fisici (ad esempio schiacciamento grave o immersione in acqua; alcuni braccialetti sono resistenti all’acqua o impermeabili) oppure potrebbe semplicemente verificarsi un malfunzionamento software. Una rapida sostituzione dovrebbe risolvere il problema. Il supporto tecnico fornito dal vostro produttore professionale dovrebbe essere in grado di assistervi tempestivamente ed efficacemente in caso di qualsiasi problema tecnico.
Il ruolo del vostro partner produttore nel raggiungimento del successo:
La qualità dei braccialetti RFID e l’assistenza associata influenzano notevolmente l’efficacia del processo di attivazione dei braccialetti. È proprio in questo ambito che il vostro produttore può fare la differenza.
Un produttore che opera da oltre 18 anni non vi vende soltanto un prodotto, ma una relazione commerciale. Grazie al controllo diretto della fabbrica interna e alla catena di approvvigionamento completamente integrata, potete contare su braccialetti con prestazioni costanti del chip e portate di lettura affidabili. Ciò elimina le principali variabili legate alle attivazioni. Il loro team commerciale professionale può offrirvi un’importante consulenza pre-vendita sulla scelta del chip più adatto al vostro caso d’uso, nonché assistenza post-vendita in caso di domande tecniche da parte vostra o del vostro team durante il processo.
Inoltre, essendo il primo produttore al mondo a fornire soluzioni per il settore dei festival, conoscono bene come risolvere problemi concreti, ad esempio come consentire l’ingresso rapido di decine di migliaia di partecipanti a un festival. Comprendere il contesto del loro lavoro è, in generale, piuttosto importante. Di norma, sono in grado di fornire ai propri clienti le migliori pratiche basate sulle loro implementazioni di successo realizzate in tutto il mondo, in particolare per quanto riguarda la logistica di allestimento e delle stazioni di attivazione. Scegliendo un partner impegnato nel successo del vostro evento, non state semplicemente acquistando braccialetti, ma state anche acquisendo la garanzia che il vostro processo di attivazione si basi su una piattaforma affidabile e di alta qualità.
Per trasformare le scorte di braccialetti RFID in braccialetti funzionali che fungano da strumenti per l’accesso, il pagamento e l’interazione, i braccialetti devono innanzitutto essere attivati. Questo processo di attivazione richiede una pianificazione strategica, un approccio graduale e procedure immediate di risoluzione dei problemi.
Trattando l’attivazione dei braccialetti come una fase cruciale del vostro processo operativo, potrete allineare l’obiettivo del vostro evento al massimo potenziale del vostro partner produttore. Ciò vi consentirà di realizzare le promesse della tecnologia: sicurezza affidabile, esperienza utente senza interruzioni e acquisizione ricca di dati. L’attivazione di ogni braccialetto fa molto di più che consentire l’ingresso a un evento: garantisce l’esperienza completa e le funzionalità avanzate proprie degli eventi moderni.
