Ahora, las pulseras se están volviendo más avanzadas. En su lugar, utilizan ordenadores y pueden realizar pagos, almacenar información y otorgar acceso a lugares. Esto plantea muchas preguntas sobre el almacenamiento de datos. Si dispone de los datos, ¿cómo los almacena para que estén organizados y seguros? Esta es una cuestión seria y puede resultar tedioso responderla. Sin embargo, una vez que conoce el procedimiento, el proceso se vuelve más sencillo. A continuación, le explicaré paso a paso dicho proceso.
Antes de pedir las pulseras, debe aclarar qué datos necesita recopilar. Para un festival de música, es posible que necesite un número de identificación único vinculado a un boleto. Un hospital puede necesitar el nombre del paciente, su tipo sanguíneo y sus alergias. Un gimnasio puede necesitar saber el estado de la membresía y el nivel de acceso. Recopilar datos sólo porque puedes, puede crear problemas. Cada punto de datos adicional requiere gestión y protección. Pregúntese: ¿cuáles son los datos mínimos necesarios para que la pulsera funcione para su propósito? Esta es su línea de base.
Los chips RFID son muy variables. Diferentes frecuencias y rangos de lectura son algunos de sus atributos. Los chips de Baja Frecuencia (LF) se utilizan típicamente para controles de acceso. Los chips de Alta Frecuencia (HF), también conocidos como chips de Comunicación de Campo Cercano (NFC), son adecuados para sistemas de pago tipo «toque y pago». Los chips de Ultraalta Frecuencia (UHF) se leen a distancia y son idóneos para la lectura rápida de grandes grupos de personas. Su elección del chip determina las formas en que puede interactuar con él, así como los tipos y la cantidad de datos que el chip puede almacenar. Fabricantes experimentados, como Vibbon, que lleva desde 2007 en el negocio de las pulseras, pueden orientarle hacia la tecnología adecuada. Elegir correctamente la tecnología mejora la gestión de datos, ya que no será necesario realizar ajustes posteriores.
Antes de enviar las pulseras, debe codificarlas. Hay muchas opciones disponibles y numerosos sistemas que podría implementar. ¿Asignará códigos únicos a las pulseras antes de enviarlas o lo hará in situ, en el momento del registro? En eventos de gran envergadura, la mayoría de las personas prefieren la opción de codificación previa. Para ello, asociaría un identificador único de cada pulsera con una entrada de entrada o registro en la base de datos. Cuando un asistente llegue al evento, bastará con escanearlo para registrarlo. Este sistema es rápido y ahorra más tiempo que realizar el registro in situ. Una planificación adecuada elimina el caos apresurado. Asegúrese de que usted y su proveedor verifiquen que todo funcione de forma integrada.
El elemento central de su sistema de gestión de datos es la base de datos, un lugar seguro para almacenar registros. Dependiendo de sus necesidades de acceso a los datos y de seguridad, el sistema puede estar basado en la nube o alojado en un servidor de datos. Aquí es donde se vinculan los identificadores de las pulseras con los usuarios y sus credenciales de acceso. Por ejemplo, ¿permite la pulsera el acceso a zonas VIP o ha sido cargada con créditos para gastos en alimentos y bebidas? La base de datos debe estar equipada para gestionar miles de consultas y registros que se guardan cada minuto, con el fin de evitar fallos del sistema. Asimismo, la base de datos debe ser completamente estable y operativa durante toda la duración del evento. La pérdida de la base de datos informativa constituiría la pérdida de datos más significativa del evento. Esta es, básicamente, el cerebro de su sistema.
El propósito fundamental de la tecnología RFID es que sea rápida y fácil de usar. No se desea que se formen largas colas para el ingreso de las personas, ni que estas se vean constantemente retenidas porque el escáner tenga dificultades para leer las pulseras. Instale suficientes puntos de escaneo en las puertas de entrada, bares y puestos de mercancía. Pruebe los escáneres antes del evento para asegurarse de que los lectores puedan leer las pulseras de forma rápida y a la distancia adecuada. Asegúrese de que su personal esté debidamente capacitado: si falla el escaneo, su personal debe saber cómo resolver el problema. Si el escaneo es sencillo y rápido, los asistentes percibirán que su evento incorpora tecnología avanzada; si, por el contrario, el escaneo presenta demoras, transmitirá la impresión opuesta.
Con la tecnología RFID, no solo está recopilando datos para su consulta futura, sino que también puede visualizar flujos de datos en tiempo real. Los paneles de control en tiempo real muestran los gastos de los asistentes al evento, los niveles de afluencia y el tráfico peatonal hacia distintas zonas. Es posible que el escenario principal esté demasiado concurrido, y los organizadores del evento puedan enviar un mensaje a los asistentes sugiriéndoles visitar otro escenario. Si un bar o vendedor se queda sin existencias y deja de vender, podrá detectarlo mediante los datos de gasto reducido. Los datos en tiempo real le permiten realizar importantes ajustes adaptativos, otorgando a su evento una cualidad dinámica y receptiva.
Esto es imprescindible. Debe asumir la responsabilidad respecto a la información sensible. Los datos recopilados mediante pulseras y bases de datos deben cifrarse, y los sistemas accesibles desde el exterior deben protegerse contra intrusos externos. Si se recopilará información personal de los usuarios, estos deben ser informados de forma clara. Debe existir una política de privacidad visible. Al organizar eventos, rara vez es necesario recopilar direcciones domiciliarias; en su lugar, se puede asignar un identificador, con lo que se recopila menos información sensible. La protección de los datos personales genera confianza. Cuanto más responsable sea usted, más valorarán los usuarios la seguridad de los datos en las pulseras.
¿Qué hará con todos los datos una vez finalizado el evento? ¿Durante cuánto tiempo necesita conservar los datos? Los registros de acceso de un festival de un solo día pueden eliminarse dentro de una semana. Sin embargo, para los datos de los socios de un gimnasio, deberá mantenerlos activos. Establezca una política clara de retención de datos y elimine de forma segura los datos que ya no necesite. Esta práctica es recomendable y, en muchos lugares, constituye una obligación legal. Asimismo, considere también las pulseras. ¿Son reutilizables? Si lo son, puede borrar los datos y volver a codificarlas para su uso en el próximo evento. Esto resulta más rentable. Un socio que conozca el ciclo de vida completo del producto podrá ofrecerle buenos consejos.
Su próximo evento se beneficiará absolutamente del conocimiento obtenido a partir del análisis de datos. Los números revelan información valiosa sobre el evento, como la participación total, el uso del bar y el flujo de personas frente a las distintas atracciones. Datos adicionales mejorarán el control del equilibrio entre alimentos y bebidas, así como los niveles de personal. Los datos recopilados mediante las pulseras RFID (identificación por radiofrecuencia) beneficiarán sus futuros eventos al ayudarle a no repetir ninguno de los errores cometidos durante el evento anterior.
Para que se materialice el valor desbloqueado de las pulseras RFID (identificación por radiofrecuencia), el evento requerirá una recopilación eficaz de datos. La recopilación eficaz de datos comenzará con la definición, por parte del organizador del evento, de los objetivos del mismo. Para mejorar la experiencia de los asistentes al evento (y para garantizar que el organizador demuestre una recopilación responsable de los datos de los asistentes), es necesario utilizar la tecnología adecuada. Cuando se logra una utilización eficaz de la recopilación de datos, las pulseras RFID (identificación por radiofrecuencia) se convertirán, en esencia, en la parte más valiosa y potente del evento, aportando al organizador conocimientos sin precedentes, garantizando la seguridad de cada asistente y mejorando la operativa general del evento.
