Tegenwoordig worden polsbandjes steeds geavanceerder. In plaats daarvan gebruiken ze computers en kunnen ze betalen, opslaan en toegang verlenen tot locaties. Dit betekent dat er veel vragen zijn over gegevensopslag. Als u de gegevens hebt, hoe slaat u ze dan op zodat ze geordend en veilig zijn? Dit is een serieuze vraag en kan lastig zijn om te beantwoorden. Zodra u weet hoe u het moet doen, wordt het proces eenvoudiger. Ik zal u stap voor stap door het proces leiden.
Voordat u de polsbandjes bestelt, moet u duidelijk maken welke gegevens u wilt verzamelen. Voor een muziekfestival heeft u mogelijk een uniek ID-nummer nodig dat is gekoppeld aan een ticket. Een ziekenhuis heeft mogelijk de naam van de patiënt, bloedgroep en allergieën nodig. Een sportschool moet mogelijk de lidmaatschapsstatus en toegangsniveau kennen. Gegevens verzamelen alleen omdat het kan, kan problemen veroorzaken. Elk extra gegevenspunt vereist beheer en bescherming. Vraag uzelf af: wat is de minimale hoeveelheid gegevens die nodig is om de polsbandjes te laten functioneren voor hun doeleinde? Dit is uw uitgangspunt.
RFID-chips zijn zeer divers. Verschillende frequenties en leesafstanden behoren tot hun kenmerken. Laagfrequente (LF) chips worden meestal gebruikt voor toegangscontrole. Hoogfrequente (HF) chips, ook bekend als Near Field Communication (NFC)-chips, zijn geschikt voor betalingssystemen met een tik- en ga-functie. Ultra-hoogfrequente (UHF) chips kunnen op afstand worden gelezen en zijn geschikt voor het snel scannen van grote groepen mensen. Uw keuze van chip bepaalt zowel de manieren waarop u ermee kunt interacteren als de soorten en hoeveelheid gegevens die de chip kan opslaan. Ervaren fabrikanten, zoals Vibbon, dat sinds 2007 actief is in de polsbandensector, kunnen u begeleiden naar de juiste technologie. Een juiste keuze op technologisch gebied verbetert het gegevensbeheer, omdat u later geen aanpassingen hoeft door te voeren.
Voordat u de polsbandjes verzendt, moet u ze coderen. Er zijn hier veel opties en talloze systemen die u kunt implementeren. Wilt u de polsbandjes unieke codes toewijzen voordat u ze verzendt, of gebeurt dit ter plaatse tijdens de registratie? Bij grote evenementen geven de meeste mensen de voorkeur aan de optie van vooraf coderen. U doet dit door een unieke identificatiecode van het polsbandje te koppelen aan een ticket of registratie-invoer in de database. Wanneer een bezoeker op het evenement aankomt, hoeft u hem of haar alleen maar in te scannen. Dit systeem is snel en bespaart meer tijd dan registratie ter plaatse. Een goede planning voorkomt haastige chaos. Zorg ervoor dat u en uw leverancier controleren of alles naadloos integreert.
Het kernonderdeel van uw systeem voor gegevensbeheer is de database, een veilige plek om gegevens op te slaan. Afhankelijk van uw behoeften op het gebied van gegevenstoegang en -beveiliging kan het systeem in de cloud of op een dataserver worden gehost. Hier koppelt u polsband-ID’s aan gebruikers en hun toegangsgegevens. Bijvoorbeeld: staat de polsband toegang tot VIP-gebieden toe, of is er geldkrediet geladen voor eten en drank? De database moet in staat zijn om duizenden queries en records per minuut te verwerken en op te slaan, om systeemstoringen te voorkomen. Daarnaast moet de database volledig stabiel en bruikbaar blijven gedurende de gehele duur van het incident. Het verlies van informatie in de database zou het ernstigste gegevensverlies tijdens het evenement zijn. Dit is in feite het ‘brein’ van uw systeem.
Het hele doel van RFID-technologie is dat deze snel en eenvoudig in gebruik is. U wilt geen lange wachtrijen bij de ingang, en bezoekers mogen niet steeds worden tegengehouden omdat de scanner moeite heeft met het lezen van de armbanden. Zorg voor voldoende scanlocaties bij ingangspoorten, bars en merchandisestanden. Test de scanners vóór het evenement om ervoor te zorgen dat de lezers de armbanden snel en op de juiste afstand kunnen lezen. Zorg ervoor dat uw personeel is opgeleid. Als het scannen mislukt, moet uw personeel weten hoe het probleem kan worden opgelost. Als scannen eenvoudig en snel verloopt, toont u de bezoekers dat uw evenement technologisch geavanceerd is. Als het scannen vertraging oplevert, geeft dat juist het tegenovergestelde aan.
Met RFID-technologie verzamelt u niet alleen gegevens voor toekomstig gebruik, maar kunt u ook live gegevensstromen bekijken. Real-time dashboards tonen de uitgaven van bezoekers, het aantal aanwezigen en het voetverkeer naar verschillende gebieden. Het hoofdpodium kan te vol zijn, en evenementorganisatoren kunnen bezoekers een bericht sturen om een ander podium te bezoeken. Als een bar/leverancier bijna geen voorraad meer heeft en de verkoop stopt, ziet u dit via de vertraging in de uitgavengegevens. Real-time gegevens stellen u in staat belangrijke aanpassingen door te voeren, waardoor uw evenement een responsieve kwaliteit krijgt.
Dit is een must. U moet verantwoordelijk omgaan met gevoelige informatie. Gegevens die worden verzameld via polsbandjes en databases moeten worden gecodeerd, en de systemen die van buitenaf toegankelijk zijn, moeten worden beschermd tegen externe indringers. Als persoonlijke informatie van gebruikers wordt verzameld, moeten gebruikers daar duidelijk over worden geïnformeerd. Een privacybeleid moet zichtbaar zijn. Bij het organiseren van evenementen is het zelden nodig om woonadressen te verzamelen. In plaats daarvan kan een ID worden toegekend, waardoor minder gevoelige informatie wordt verzameld. De bescherming van persoonsgegevens bouwt vertrouwen op. Gebruikers waarderen de gegevensveiligheid van de polsbandjes des te meer naarmate u verantwoordelijker optreedt.
Wat gaat u doen met alle gegevens nadat het evenement is afgelopen? Hoe lang moet u de gegevens bewaren? Toegangslogboeken van een eendaags festival kunnen binnen een week worden verwijderd. Voor lidmaatschapsgegevens van een sportschool moet u die echter actief blijven bewaren. Stel een duidelijk beleid voor gegevensbewaring op en verwijder gegevens die u niet langer nodig hebt op een veilige manier. Dit is een goede praktijk en in veel landen is het zelfs wettelijk verplicht. Denk ook na over de polsbandjes. Zijn ze herbruikbaar? Indien ja, kunt u de gegevens wissen en ze opnieuw coderen voor gebruik bij het volgende evenement. Dit is kosteneffectiever. Een partner die bekend is met de volledige levenscyclus van het product kan u hierbij goed adviseren.
Uw volgende evenement zal absoluut profiteren van de kennis die is opgedaan uit de gegevensanalyse. Cijfers onthullen waardevolle inzichten over het evenement, zoals het totale aantal deelnemers, het gebruik van de bar en de stroming van bezoekers bij de verschillende attracties. Aanvullende gegevens zullen de controle op de balans tussen voedsel en dranken en op de personeelsbezetting verbeteren. De gegevens van de RFID-armbanden (Radio-frequency Identification) zullen uw toekomstige evenementen ten goede komen door u te helpen fouten die tijdens het vorige evenement zijn gemaakt, niet te herhalen.
Om de ontsloten waarde van de RFID-armbanden (Radio Frequency Identification) te realiseren, is tijdens het evenement een effectieve gegevensverzameling vereist. De effectieve verzameling van gegevens begint met het stellen van doelen voor het evenement door de evenementenorganisator. Om de ervaring van de deelnemers te verbeteren (en om ervoor te zorgen dat de evenementenorganisator verantwoordelijk omgaat met de verzameling van deelnemersgegevens), is het gebruik van de juiste technologie noodzakelijk. Wanneer de effectieve toepassing van gegevensverzameling wordt gerealiseerd, worden de RFID-armbanden (Radio Frequency Identification) in feite het meest waardevolle en krachtigste onderdeel van het evenement: zij verstrekken de organisator met ongekende inzichten, waarborgen de veiligheid van elke deelnemer en verbeteren de algehele uitvoering van het evenement.
