Ngày nay, phần lớn văn phòng và địa điểm doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên và khách tham quan đeo dây đeo thẻ ID. Trong khi một số tổ chức lựa chọn sử dụng những chiếc dây đeo nhàm chán, không in thương hiệu, thì các tổ chức tiên phong đang ngày càng nhận ra rằng dây đeo không chỉ đơn thuần là phương tiện chứa thẻ nhận dạng doanh nghiệp, mà còn mang lại giá trị hiển thị cao hơn. Họ sử dụng dây đeo tùy chỉnh như một công cụ tiếp thị nhằm củng cố bản sắc thương hiệu. Việc sử dụng dây đeo thẻ ID doanh nghiệp tùy chỉnh giúp nâng cao cảm giác an ninh, sự gắn kết và tính chuyên nghiệp. Hợp tác cùng nhà sản xuất dây đeo là một cách đầu tư ít rủi ro nhưng mang lại hiệu quả tối ưu cao.
Dây đeo thẻ không chỉ đơn thuần là phương tiện để giữ thẻ tại các sự kiện. Đây còn là cơ hội để quảng bá thương hiệu công ty bạn tới nhân viên và khách mời trong mọi sự kiện. Dây đeo thẻ có thể hỗ trợ bảo mật cho công ty và sự kiện bằng cách chuẩn hóa thẻ nhận dạng. Chúng cũng có thể được trang bị móc khóa tự tách rời (breakaway clasp). Tại các sự kiện doanh nghiệp, dây đeo thẻ giúp kiểm soát việc ra vào một số khu vực nhất định, đồng thời tạo cảm giác gắn kết và thuộc về cho những người được cấp. Một dây đeo thẻ với thiết kế bắt mắt có thể trở thành lời nhắc nhở về niềm tự hào dành cho công ty. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tùy chỉnh dây đeo thẻ sao cho phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của công ty bạn về dây đeo thẻ và các giải pháp lưu trữ.
Những lựa chọn nào về thiết kế và chất liệu có sẵn để giúp bạn tạo nên phong cách thương hiệu riêng cho công ty thông qua dây đeo thẻ? Khi tùy chỉnh dây đeo thẻ, bạn cần suy nghĩ vượt ra ngoài việc in logo tiêu chuẩn lên dây đeo thẻ. Một thiết kế tùy chỉnh đồng bộ cho dây đeo thẻ có thể thể hiện rõ nét bản sắc thương hiệu.
Đầu tiên, hãy cùng thảo luận về màu sắc và các kỹ thuật in ấn. Bạn có thể tùy chỉnh dây đeo thẻ của mình bằng màu Pantone đặc trưng của thương hiệu để dễ dàng nhận diện thương hiệu. Đối với logo và chữ trên dây đeo thẻ, có nhiều kỹ thuật in khác nhau để bạn lựa chọn. Ví dụ, kỹ thuật in chuyển nhiệt (dye-sublimation) thấm sâu vào sợi vải của dây đeo thẻ, mang lại bề mặt tươi sáng, chân thực như ảnh chụp và bền màu theo thời gian. Kỹ thuật in này rất phù hợp cho các logo phức tạp. Nếu logo trên dây đeo thẻ của bạn mang phong cách mạnh mẽ với những khối màu đặc, thì in lụa cổ điển (silk-screen printing) có thể là lựa chọn phù hợp cho thương hiệu của bạn. Còn nếu logo trên dây đeo thẻ mang phong cách cổ điển, cao cấp và có kết cấu nổi bật, thì nhãn dệt (woven label) sẽ là giải pháp thích hợp. Kỹ thuật này thường được sử dụng cho các nhãn hiệu cao cấp và dây đeo thẻ cao cấp, tạo nên bề mặt có kết cấu rõ rệt.
Thứ hai, hãy cùng thảo luận về chất liệu và độ rộng của dây đeo thẻ. Các chất liệu phổ biến nhất bao gồm:
Polyester: Đây là lựa chọn phổ biến nhất. Chất liệu này đặc biệt phù hợp cho dây đeo thẻ có in logo với độ phân giải cao, đồng thời cũng rất bền và chi phí hợp lý.
Nylon: Chất liệu này rất mềm mại và có độ bóng nhẹ. Đối với những người dự định đeo dây đeo thẻ trong thời gian dài, đây là chất liệu thoải mái nhất.
Các lựa chọn thân thiện với môi trường: Nếu thương hiệu vì cộng đồng của bạn tập trung vào tính bền vững, bông đã qua sử dụng (destroyed cotton) và các chất liệu khác như PET tái chế (được sản xuất từ chai nhựa tái chế) có thể là lựa chọn tốt nhất. Điều này thể hiện cam kết của bạn đối với phát triển bền vững.
Độ rộng của dây đeo thẻ ảnh hưởng đến vẻ ngoài và độ thoải mái khi sử dụng. Hầu hết các dây đeo thẻ có độ rộng tiêu chuẩn là 3/4 inch (19 mm), nhưng cũng có thể đặt hàng theo yêu cầu để làm hẹp hoặc rộng hơn.
Mặc dù vẻ ngoài bên ngoài của dây đeo thẻ có thể rất quan trọng, nhưng các thành phần chức năng của dây đeo thẻ — bao gồm cơ chế bảo mật và an toàn — cũng quan trọng không kém.
Bộ nối hoặc khóa móc là tính năng quan trọng nhất được sử dụng để gắn thẻ nhân viên vào dây đeo. Các móc xoay (còn gọi là kẹp bulldog) là loại phổ biến và linh hoạt nhất, có thể gắn vào hầu hết các thẻ nhân viên đã được đục lỗ sẵn. Vòng móc chìa khóa nhỏ phù hợp hơn nếu yêu cầu độ an toàn cao hơn; để ngăn thẻ bị lật hoặc xoay ngược, một số người ưa chuộng cuộn dây đeo thẻ bằng nhựa, cho phép rút thẻ ra và thu lại dễ dàng. Một số công ty sử dụng móc chữ J hoặc móc càng cua để tạo vẻ ngoài chắc chắn và chuyên dụng hơn. Cần tìm được sự cân bằng hợp lý giữa tính bảo mật và khả năng tiếp cận thuận tiện đối với thẻ, nhằm tránh tình trạng thẻ bị rơi ra.
Mỗi nơi làm việc đều khác nhau, dù đó là văn phòng, phòng thí nghiệm, nhà máy hay thậm chí là hội chợ thương mại; một dây đeo thẻ tiêu chuẩn có thể gây vướng víu hoặc nguy cơ nghẹt thở khi bị mắc vào máy móc. Một giải pháp đơn giản và hiệu quả là sản xuất hàng loạt dây đeo thẻ có khóa an toàn loại tự tách rời (breakaway). Khi chịu áp lực vừa phải, những khóa an toàn này sẽ tự tách ra, từ đó ngăn ngừa chấn thương. Việc trang bị những khóa an toàn như vậy thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với an toàn của nhân viên và thậm chí đã trở thành tiêu chuẩn ngành đối với một số công ty.
Các khóa này có thể được điều chỉnh để tăng thêm tính năng sử dụng. Một vòng chia (split ring) dùng để giữ chùm chìa khóa có thể được gắn vào khóa. Một dây đeo phụ thậm chí còn có thể mang theo thiết bị USB hoặc dụng cụ làm việc. Những tính năng bổ sung này biến một dây đeo thông thường thành một công cụ đa chức năng và nâng cao giá trị của dây đeo thẻ đối với nhân viên.
Dây đeo thẻ nhân viên công ty có thể được thiết kế sao cho phù hợp với khung hoạt động và các nguyên tắc đạo đức của doanh nghiệp. Chúng có thể tích hợp với các giao thức an ninh của công ty đồng thời phản ánh văn hóa làm việc đặc trưng của doanh nghiệp.
Hãy cân nhắc cách thức tích hợp công nghệ khi lựa chọn giải pháp dây đeo thẻ. Dù dây đeo thẻ là sản phẩm tương đối đơn giản, chúng vẫn có thể trở thành một phần trong hệ thống tiên tiến hơn. Ví dụ, nhà cung cấp dây đeo thẻ hợp tác với nhà sản xuất vòng đeo tay thường am hiểu về kiểm soát truy cập và có thể đề xuất các giải pháp tối ưu hơn. Những đối tác này có thể giới thiệu các loại dây đeo thẻ tương thích với thẻ nhận dạng công nghệ cao, đồng thời đề xuất các lựa chọn như thẻ mã QR nhằm hỗ trợ quy trình đăng ký tham dự sự kiện. Giải pháp như vậy giúp đẩy nhanh quá trình đăng ký và kiểm soát truy cập.
Điều chỉnh thiết kế dây đeo thẻ sao cho phù hợp với các giá trị cốt lõi và chiến dịch của doanh nghiệp bạn. Nếu đổi mới là một giá trị cốt lõi, thì thiết kế vòng đeo thẻ hiện đại, tinh tế với phong cách công nghệ tiên tiến có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu tinh thần làm việc nhóm là giá trị cốt lõi, việc sử dụng dây đeo thẻ như một phần của hệ thống mã màu theo phòng ban sẽ thúc đẩy tinh thần đoàn kết và giúp dễ dàng nhận diện nhân sự trong các cuộc họp quy mô lớn hoặc giữa nhiều phòng ban khác nhau. Đối với các hội nghị doanh nghiệp, các sản phẩm quảng cáo như vòng đeo tay in logo riêng đã được chứng minh là nâng cao hiệu quả nhận diện thương hiệu và mức độ tương tác; khái niệm tương tự cũng hoàn toàn áp dụng được đối với dây đeo thẻ.
Việc chuyển ý tưởng thành dây đeo thẻ theo yêu cầu sẽ đạt hiệu quả cao nhất khi bạn hợp tác cùng một nhà sản xuất giàu kinh nghiệm. Việc hiểu rõ những gì cần kỳ vọng và những yếu tố cần lưu ý sẽ giúp biến ý tưởng đó thành hiện thực — cụ thể là một hộp dây đeo thẻ hoàn chỉnh.
Bắt đầu bằng việc yêu cầu mẫu vật lý. Hãy cân nhắc một nhà sản xuất có sẵn mẫu vật liệu, mẫu loại in và mẫu kiểu khóa. Điều này giúp bạn đánh giá được vẻ ngoài, độ cảm nhận và chất lượng — bản phác thảo kỹ thuật số không bao giờ có thể mang lại cho bạn những đặc tính này. Hãy sờ trực tiếp vào vải, kiểm tra khóa tự ngắt (breakaway clasp) và kiểm tra độ chính xác của màu sắc dưới ánh sáng văn phòng.
Một đối tác thực sự cung cấp dịch vụ và chuyên môn trọn gói. Hãy tìm một nhà sản xuất có khả năng ‘tùy chỉnh toàn diện’, với đội ngũ chuyên nghiệp đồng hành cùng bạn từ khâu ý tưởng đến giao hàng. Họ nên chủ động hỏi bạn về mục đích sử dụng, số lượng và tiến độ. Mô hình ‘có nhà máy riêng’ là một lợi thế lớn đối với họ, bởi điều này đảm bảo kiểm soát trực tiếp chất lượng và giá cả, đồng thời các mẫu bạn đã phê duyệt sẽ giống hệt đơn hàng số lượng lớn.
Cuối cùng, hãy thảo luận về tiến độ và hậu cần. Một đối tác có khả năng 'hậu cần nhanh chóng' cùng nhiều lựa chọn vận chuyển sẽ đảm bảo đơn hàng của bạn được giao đúng hạn — dù là cho buổi định hướng nhân sự mới hay một hội nghị quốc tế lớn. Việc phối hợp sớm với nhà cung cấp giúp bạn tránh được áp lực vào phút chót và đảm bảo dây đeo thẻ nhân viên mang thương hiệu mới của bạn sẽ có mặt đúng thời điểm, tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp.
Dây đeo thẻ nhân viên có thể được tùy chỉnh để đạt được nhiều mục tiêu hơn là chỉ trông bắt mắt. Việc vượt qua những lựa chọn phổ thông và đầu tư vào thiết kế dây đeo tích hợp hình ảnh thương hiệu cùng các giá trị cốt lõi của công ty sẽ giúp gắn kết đội ngũ nhân viên và mang lại cho họ cảm giác thuộc về một bản sắc tập thể chung của doanh nghiệp.
Các nhà sản xuất chất lượng cao, như D&K, xem xét toàn bộ quy trình thiết kế và tùy chỉnh dây đeo thẻ (lanyard), bao gồm vật liệu, thiết kế/in ấn, khóa an toàn và các phụ kiện gắn kèm. Họ cung cấp kiểm soát chất lượng và chuyên môn để đảm bảo dây đeo thẻ đáp ứng các tiêu chuẩn cũng như danh tiếng của công ty. Những dây đeo thẻ được chế tạo cẩn thận và tùy chỉnh riêng là một chi tiết nhỏ nhưng có thể mang lại tác động lớn theo nhiều cách khác nhau.
