Festivalarmbanden met RFID-technologie hebben de manier waarop evenementen toegang controleren volledig veranderd. Denk aan die lange wachtrijen op festivals waar medewerkers eindeloos lang papieren tickets één voor één moeten controleren. Deze armbanden vereisen slechts een kort tikje en kunnen ongeveer 1000 mensen per minuut verwerken. De poorten controleren automatisch de unieke code van elke armband terwijl bezoekers doorgaan, waardoor fouten of aanraking volledig worden vermeden. Organisatoren melden dat ze nu ongeveer 40 procent minder personeel nodig hebben bij de ingangen, wat betekent dat die werknemers zich beter kunnen richten op veiligheid en efficiënter menigten kunnen beheren. Bovendien zijn deze armbanden robuust genoeg om regenbuien of hete zomerdagen te doorstaan. Vroeger veroorzaakten beschadigde papieren tickets ongeveer 7 procent van alle toegangsproblemen bij buiten-evenementen, maar dat is met deze technologie geen probleem meer.
Het Coachella Valley Music Festival maakte in 2023 een grote verandering toen ze overgingen op geweven RFID-armbanden in plaats van papieren tickets voor beide festivalweken. Met meer dan 200 contactloze scanners geplaatst bij de toegangspunten, moesten bezoekers niet langer zo lang wachten om binnen te komen. De gemiddelde toegangstijd daalde van ongeveer 22 minuten naar slechts 15,4 minuut, wat neerkomt op een verbetering van ongeveer 30 procent. Het percentage mensen dat direct bij de eerste scan werd doorgelaten nam ook sterk toe, van 82 procent met ouderwetse barcodes naar een indrukwekkende slagingskans van 98 procent. De organisatoren hadden realtime dashboards die lieten zien waar zich groepen ophoopten. Wanneer de wachtrijen te lang werden (meer dan acht minuten wachttijd), openden medewerkers snel extra toegangspoorten om files te voorkomen. Deze responsieve aanpak zorgde ervoor dat alles soepel bleef verlopen, zelfs met recordaantallen bezoekers elke dag, met ongeveer 125 duizend mensen die de poorten passeerden. Na afloop van het evenement waren de meeste bezoekers tevreden over hoe makkelijk het was om binnen te komen. Ongeveer 89 procent gaf aan dat hun ervaring uitstekend was, en velen noemden als belangrijke reden dat ze niet langer gestrest hoefden te staan in lange wachtrijen.
Contante systemen aangedreven door RFID-tags geven tegenwoordig echt een omzetboost aan organisatoren van evenementen. Volgens het nieuwste sectorrapport van Pollstar uit 2024 geven bezoekers ongeveer 22% meer uit wanneer ze deze systemen gebruiken, vergeleken met traditionele contante of pinbetalingen. Waarom? Omdat de transactieprocedure vrijwel wrijvingsloos verloopt. Mensen hoeven alleen hun polsbandjes of badges te scannen bij verkoopstands in plaats van in tassen te zoeken of te wachten op vertragingen bij pinverificatie. Dit gemak leidt duidelijk tot meer impulsaankopen. En interessant genoeg voelen mensen zich minder geremd om geld uit te geven wanneer ze geen contant geld fysiek hoeven te hanteren. Ook organisatoren profiteren, omdat zij direct toegang krijgen tot verkoopdata, wat hen helpt om te bepalen waar ze verkoopstands moeten plaatsen, populairere producten sneller bij te vullen en te zien welke artikelen snel uit de schappen verdwijnen. Al deze informatie verandert ruwe transactiegegevens in iets bruikbaars om operationele processen tijdens het evenement te verbeteren.
Polsbandsystemen maken het beheren van geld op evenementen vandaag de dag veel gemakkelijker. Mensen kunnen snel geld toevoegen aan hun account via kiosken of mobiele apps, in real time zien waar hun geld naartoe is gegaan en waarschuwingen ontvangen wanneer hun saldo laag raakt, terwijl ze ondertussen het festival zonder problemen kunnen genieten. De transacties zelf zijn beveiligd door sterke beveiligingsmaatregelen die diefstalproblemen voorkomen die gepaard gaan met het dragen van contant geld. Handelaren constateren dat deze betaalsystemen ongeveer drie keer sneller werken dan de ouderwetse manieren van geld innemen, wat kortere wachtrijen en tevreden klanten betekent die wachten op hun aankopen. Bezoekers waarderen het dat ze precies kunnen zien hoeveel ze hebben uitgegeven, omdat dit hen helpt hun budget beter in de gaten te houden. Ook organisatoren profiteren, omdat gedetailleerde rapportages over uitgaven waardevolle inzichten geven over wat wel en niet werkt. Deze inzichten helpen bij beslissingen over welke foodstands volgend jaar worden opgenomen of welk soort souvenirs het beste zal verkopen, alles terwijl veiligheid, snelheid en financiële transparantie gewaarborgd blijven.
Festivalgangers die LED-armbanden dragen, worden tegenwoordig in feite levende lichtshows op evenementen. De armbanden pulseren en veranderen van kleur in het ritme van de muziek, waardoor er echt coole visuele effecten ontstaan over hele menigtes heen. Mensen raken er ook echt mee gemengd; ze voelen zich meer verbonden met de optredens wanneer ze omgeven worden door al die samen flitsende lichten. De meeste moderne armbanden zijn bovendien uitgerust met QR-codes of speciale hashtags. Festivalbezoekers maken foto’s van zichzelf met deze gloeiende accessoires en plaatsen die online, voorzien van tags met eventnamen of locaties. Die eenvoudige actie verandert gewone bezoekers in onofficiële promotor van het festival zelf. Wat begint als een leuke avond uit, zorgt ervoor dat er lang na de laatste noot nog veel online wordt gesproken over het evenement, en bouwt gemeenschappen op rond gedeelde ervaringen die blijven groeien, zelfs nadat iedereen weer naar huis is gegaan.
RFID-polsbanden kunnen het ervaringsmoment voor festivalbezoekers echt persoonlijk maken. Denk aan dingen zoals het krijgen van speciale aanbiedingen van hun favoriete foodstands of VIP-behandeling na een tijdje in bepaalde zones te hebben verbleven. Maar dit werkt het beste wanneer organisatoren verantwoordelijk omgaan met gegevens. Topfestivals verzamelen informatie zoals wat mensen kopen of waar ze geneigd zijn te verblijven, maar alleen als de deelnemers hier uitdrukkelijk toestemming voor geven. Zij verkrijgen die toestemming vooraf en in detail. De gegevens worden geaggregeerd zodat geen enkele persoon afzonderlijk herkenbaar is, in overeenstemming met regelgeving zoals de GDPR en andere wetgeving. Duidelijke uitleg laat mensen precies weten waarom hun gegevens belangrijk zijn voor functies zoals meldingen bij een laag saldo of snel opnieuw binnenkomen op het evenement. Wanneer festivals ervoor zorgen dat mensen begrijpen wat er gebeurt met hun gegevens gedurende de hele ervaring, bouwen ze vertrouwen op en leveren nog steeds leuke voordelen. Slim omgaan met gegevens helpt eigenlijk innovatie in stand te houden in plaats van die tegen te houden.
