Heutzutage werden Armbänder immer fortschrittlicher. Statt nur als Accessoire dienen sie nun Computern und können Zahlungen vornehmen, Daten speichern sowie Zugang zu Räumlichkeiten gewähren. Damit verbunden sind zahlreiche Fragen zum Thema Datenspeicherung. Wenn Sie über die Daten verfügen – wie speichern Sie sie dann so, dass sie übersichtlich und sicher sind? Diese Frage ist ernst zu nehmen und kann aufwendig zu beantworten sein. Sobald Sie jedoch wissen, wie es geht, wird der gesamte Prozess einfacher. Im Folgenden erläutere ich Ihnen Schritt für Schritt den Ablauf.
Bevor Sie die Armbänder bestellen, müssen Sie klären, welche Daten Sie erfassen müssen. Bei einem Musikfestival benötigen Sie möglicherweise eine eindeutige ID-Nummer, die mit einem Ticket verknüpft ist. Ein Krankenhaus benötigt möglicherweise den Namen des Patienten, die Blutgruppe und Allergien. Ein Fitnessstudio muss möglicherweise den Mitgliedschaftsstatus und den Zugriffsgrad kennen. Daten nur deshalb zu erfassen, weil dies technisch möglich ist, kann Probleme verursachen. Jeder zusätzliche Datensatz erfordert Verwaltung und Schutz. Stellen Sie sich selbst die Frage: Welche Mindestmenge an Daten ist erforderlich, damit das Armband seinen Zweck erfüllt? Dies ist Ihre Basislinie.
RFID-Chips sind sehr vielseitig. Zu ihren Eigenschaften zählen unterschiedliche Frequenzen und Leseentfernungen. Niederfrequente (LF) Chips werden typischerweise für Zugangskontrollsysteme eingesetzt. Hochfrequente (HF) Chips, auch als Near-Field-Communication-(NFC)-Chips bekannt, eignen sich für kontaktlose Zahlungssysteme („Tap-and-go“). Ultrahochfrequente (UHF) Chips lassen sich aus der Ferne auslesen und sind daher für das schnelle Scannen großer Menschenmengen geeignet. Die Wahl des Chips bestimmt sowohl die Interaktionsmöglichkeiten mit ihm als auch die Art und Menge der Daten, die der Chip speichern kann. Erfahrene Hersteller wie Vibbon, das seit 2007 im Armbandgeschäft tätig ist, können Sie bei der Auswahl der richtigen Technologie unterstützen. Eine fundierte Entscheidung hinsichtlich der Technologie verbessert das Datenmanagement, da spätere Anpassungen entfallen.
Bevor Sie die Armbänder versenden, müssen Sie diese codieren. Hierfür gibt es zahlreiche Optionen und eine Vielzahl möglicher Systeme, die Sie implementieren könnten. Weisen Sie den Armbändern bereits vor dem Versand eindeutige Codes zu, oder erfolgt dies vor Ort beim Check-in? Bei großen Veranstaltungen bevorzugen die meisten Teilnehmer die Vor-Codierung. Dazu verknüpfen Sie einen eindeutigen Identifikator des Armbands mit einer Ticket- oder Registrierungsnummer in der Datenbank. Sobald ein Besucher zur Veranstaltung kommt, scannen Sie ihn einfach ein. Dieses System ist schnell und spart mehr Zeit als eine Registrierung vor Ort. Eine sorgfältige Planung verhindert hektisches Chaos. Stellen Sie sicher, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Lieferanten die vollständige Integration aller Komponenten gewährleisten.
Das Kernstück Ihres Datenmanagementsystems ist die Datenbank – ein sicherer Ort zur Speicherung von Datensätzen. Je nach Ihren Anforderungen an den Datenzugriff und die Datensicherheit kann das System entweder cloudbasiert oder auf einem Datenserver gehostet sein. Hier erfolgt die Zuordnung der Armband-IDs zu den Nutzern und deren Zugangsdaten. Beispielsweise ermöglicht das Armband den Zutritt zu VIP-Bereichen oder wurde es mit Guthaben für Speisen und Getränke aufgeladen? Die Datenbank muss in der Lage sein, pro Minute Tausende von Abfragen und Datensätzen zu verarbeiten und zu speichern, um Systemausfälle zu vermeiden. Zudem muss die Datenbank während der gesamten Dauer des Vorfalls vollständig stabil und nutzbar bleiben. Ein Verlust der Informationsdatenbank wäre der schwerwiegendste Datenverlust des Events. Sie stellt quasi das Gehirn Ihres Systems dar.
Der gesamte Zweck der RFID-Technologie besteht darin, dass sie schnell und einfach zu bedienen ist. Sie möchten keine langen Warteschlangen für den Einlass von Besuchern und keine ständigen Verzögerungen, weil der Scanner Schwierigkeiten hat, die Armbänder auszulesen. Stellen Sie an den Eingangstoren, an den Bars und an den Merchandise-Ständen ausreichend Scanning-Stellen bereit. Testen Sie die Scanner vor der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass die Lesegeräte die Armbänder schnell und in der richtigen Entfernung erfassen können. Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal geschult ist. Falls das Scannen fehlschlägt, muss Ihr Personal wissen, wie das Problem behoben werden kann. Wenn das Scannen einfach und schnell funktioniert, signalisiert dies den Teilnehmern, dass Ihre Veranstaltung technologisch fortschrittlich ist. Verzögert sich das Scannen hingegen, wirkt dies genau umgekehrt.
Mit RFID-Technologie sammeln Sie nicht nur Daten für zukünftige Nachschlagezwecke, sondern können Live-Datenströme einsehen. Echtzeit-Dashboards zeigen die Ausgaben der Veranstaltungsteilnehmer, die Besucherzahlen und das Fußgängeraufkommen in verschiedenen Bereichen an. Die Hauptbühne könnte zu stark besucht sein, und die Veranstalter können die Teilnehmer per Nachricht auffordern, eine andere Bühne aufzusuchen. Wenn eine Bar/ein Verkäufer kurz vor dem Ausverkauf steht und den Verkauf einstellt, wird dies anhand der verlangsamten Ausgabedaten sichtbar. Echtzeitdaten ermöglichen es Ihnen, wichtige adaptive Änderungen vorzunehmen und verleihen Ihrer Veranstaltung eine reaktive Qualität.
Dies ist zwingend erforderlich. Sie müssen mit sensiblen Informationen verantwortungsbewusst umgehen. Daten, die von Armbändern und Datenbanken erfasst werden, müssen verschlüsselt werden, und Systeme, die von außen zugänglich sind, müssen vor externen Angreifern geschützt werden. Falls personenbezogene Daten der Nutzer erhoben werden, müssen diese Nutzer klar darüber informiert werden. Eine Datenschutzrichtlinie muss leicht auffindbar sein. Bei der Organisation von Veranstaltungen ist die Erfassung von Wohnadressen selten notwendig. Stattdessen kann eine ID zugewiesen werden, wodurch weniger sensible Informationen erhoben werden. Der Schutz personenbezogener Daten schafft Vertrauen. Je verantwortungsbewusster Sie handeln, desto mehr schätzen die Nutzer die Datensicherheit der Armbänder.
Was werden Sie mit allen Daten tun, nachdem die Veranstaltung beendet ist? Wie lange müssen Sie die Daten aufbewahren? Zugriffslogs einer eintägigen Festivalveranstaltung können innerhalb einer Woche gelöscht werden. Für Mitgliedsdaten eines Fitnessstudios hingegen müssen Sie diese jedoch weiterhin aktiv halten. Erstellen Sie eine klare Richtlinie zur Datenaufbewahrung und löschen Sie sicher alle Daten, die Sie nicht mehr benötigen. Dies ist eine bewährte Praxis – und in vielen Regionen gesetzlich vorgeschrieben. Denken Sie außerdem an die Armbänder: Sind sie wiederverwendbar? Falls ja, können Sie die darauf gespeicherten Daten löschen und die Armbänder neu codieren, um sie bei der nächsten Veranstaltung einzusetzen. Dadurch entstehen geringere Kosten. Ein Partner, der den gesamten Lebenszyklus des Produkts kennt, kann Ihnen hierzu wertvolle Beratung geben.
Ihre nächste Veranstaltung wird zweifellos von den Erkenntnissen profitieren, die aus der Datenanalyse gewonnen werden. Zahlen liefern wertvolle Einblicke in Aspekte der Veranstaltung wie etwa die Gesamtteilnahme, die Nutzung der Bars sowie den Besucherstrom an den verschiedenen Attraktionen. Zusätzliche Daten verbessern die Steuerung des Verhältnisses von Speisen und Getränken sowie der Personaleinsatzplanung. Die Daten aus den RFID-(Radio-Frequency-Identification-)Armbändern werden zukünftige Veranstaltungen unterstützen, indem sie Ihnen helfen, Fehler der vorherigen Veranstaltung nicht zu wiederholen.
Damit der freigeschaltete Wert der RFID-Armbänder (Radio Frequency Identification) tatsächlich realisiert werden kann, ist beim Event eine effektive Datenerfassung erforderlich. Die effektive Datenerfassung beginnt damit, dass der Eventplaner Ziele für die Veranstaltung festlegt. Um das Erlebnis der Eventteilnehmer zu verbessern (und um sicherzustellen, dass der Eventveranstalter den verantwortungsvollen Umgang mit Teilnehmerdaten unter Beweis stellt), ist der Einsatz der richtigen Technologie unerlässlich. Sobald die effektive Nutzung der Datenerfassung gelingt, werden die RFID-Armbänder (Radio Frequency Identification) im Wesentlichen zum wertvollsten und leistungsfähigsten Bestandteil des Events – sie liefern dem Veranstalter bislang ungekannte Einblicke, gewährleisten die Sicherheit jedes Teilnehmers und optimieren den gesamten Ablauf der Veranstaltung.
